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MOOC MAIL, ou comment manager et gouverner vos mails

1,4 milliard de mails s’échangent chaque jour en France. Une sorte de tsunami numérique qui envahit autant l’entreprise que votre vie personnelle. C’est aussi devenu un outil professionnel qui confère du pouvoir, un potentiel d’efficacité managériale, et aussi de nombreux risques. Focus sur le MOOC Mail du CR2PA qui aborde tous les enjeux liés aux mails et les bonnes pratiques à adopter.

5 sessions pour tout savoir sur l’e-mail

Ses sessions traitent du phénomène mail (dé­finition, différence entre mail et courriel,  usages et mésusages, différentes pratiques, influence sur l’organisation, gestion des mails), des risques qu’il fait courir, des règles de base pour écrire, lire, classer, de la sécurité et la confidentialité, du management et de la gouvernance ( outil de communication, archivage managérial, génération Y, hygiène numérique…)

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Savoir bien rédiger et lire vos e-mails

Un internaute français reçoit en moyenne 39 e-mails par jour, des millions sont échangés chaque jour entre collaborateurs. Au cours de votre carrière professionnelle, vous êtes  confronté à différents types de mails : le mail ping-pong (30-35 mails échangés sur un sujet dans une journée.), le mail flamme avec retour de flamme (à chaud sous le coup de la colère),  le mail parapluie (se couvrir vis-à-vis de sa hiérarchie), le mail patate chaude…

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Eviter la « faillite électronique »

Le MOOC revient sur les pratiques et stratégies, et apprend les bonnes façons de rédiger et lire un mail, tout en préconisant une sorte d’hygiène numérique. Cela revient à protéger la confidentialité en recourant à des diverses précautions ( mot de passe, signature électronique, cryptage etc) et à séparer  les mails perso des pro ; vient ensuite leur gestion,  leur classement et l’archivage. Comme le précise Fernando Lagrana, directeur, Programme DBA, Webster Genève il arrive aujourd’hui qu’un individu se déclare en « faillite électronique », face au trop plein de sa boite de réception, le seul moyen de s’en sortir c’est de tout effacer et de redémarrer à zéro. Il avertit les personnes de sa liste qu’il ne lira pas  leurs mails, va les effacer et précise que si le message qu’elles ont envoyé est important, il faut le lui renvoyer.

Management des e-mails  et gouvernance

Manger et gouverner les mails, tel est le défit de l’entreprise. Certaines organisations, pour permettre à leurs collaborateurs de rester productifs et diminuer les mauvais usages,  optent pour une messagerie interne, fermée, ou un processus d’échanges documentaires collaboratif.  Christophe Binot, Responsable de la Gouvernance de l’Information du Groupe Total l’exprime clairement « L’entreprise est parfaitement légitime pour influencer des comportements en matière de mail, d’abord parce que le mail est un outil mis à la disposition par l’entreprise des collaborateurs et à ce titre, comme tous les autres outils informatiques, il doit répondre à des chartes d’usage et d’éthique mais aussi, on peut aller plus loin en recommandant des bonnes pratiques et de bons usages de ce mail aux collaborateurs, en particulier, en essayant de voir si on peut mettre en place des politiques d’archivage, de conservation, de cryptage, de suppression des mails. C’est tout un enjeu lié à la gouvernance de l’information et à la conservation des données qu’on peut aussi appliquer, donc, à la gestion des e-mails. »
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Les risques courus par l’entreprise

Les milliers de mails échangés tous les jours font courir de gros risques à votre entreprise qui est souvent à la merci d’un simple clic, avec toutes conséquences en matière de sécurité informatique, de responsabilité encourue, d’image médiatique… Dans ce MOOC  , les différents risques sont étudiés, celui de la cybersécurité  (le mail introduit les virus et véhicule 9 attaques ciblées sur 10) ; le risque juridique pour vous … et votre employeur (avec la question du droit de l‘écrit électronique, la propriété du mail, qui implique de former les collaborateurs à les écrire et les conserver) ; le risque de la perte d’efficacité (des solutions contre une messagerie invasive qui génère manque à gagner pour l’entreprise, désinvestissement au travail, stress et la fatigue morale).
Le CR2PA préconise un archivage managérial qui implique de prendre conscience des risques de ne pas archiver, d’instaurer une gouvernance de l’information qui engage une  responsabilité partagée au sein d’un projet stratégique, et une direction générale impliquée pour impulser cette politique.

Le CR2PA fédère les porteurs
de projets d’archivage

Le CR2PA a lancé en 2015 un MOCC sur le thème « Bien archiver, la réponse au désordre numérique », qui initiait aux fondamentaux de l’archivage managérial et aux bonnes pratiques en la matière dans l’environnement de en plus numérique. Ce premier Mooc, via la plateforme FUN en partenariat avec l’université de Nanterre, a attiré plus de 10 000 inscrits.
CR2PA, un club né en 2008 fédère des directeurs de projets d’archivage pionniers autour de  la même ambition de manager l’archivage. Seul club « inter-béné­ciaires » pour les utilisateurs, il réunit les plus grandes entreprises et établissements publics français.
PSA Peugeot-Citroën, TOTAL, Bouygues Telecom, EDF SA, RTE, EPSF, La Poste, L’Oréal, SNCF, MAIF, BNF, ASP, Bouygues Construction, BPI France, MBDA France, Renault, Banque de France, SIAAP, SNCF Réseau, SYSTRA, Thales Systèmes Aéroportés, Société Générale, SOLVAY, IFPEN, Engie, CCAS, FORMIRIS , Air France, Louis Vuitton, AREVA, Fondation d’Auteuil, Société du Grand Paris, IRIServier, DCNS, GrDF, LIMAGRAIN, Conseil départemental 78, LCL, EGIS, Groupe ROCHER, IRSN, ACOSS, APIJ, STIF, CNAF, SOCOTEC, VIRBAC

Visionnez l’animation « Retour sur le MOOC » dans le menu Mooc du site CR2PA www.cr2pa.fr
Le site Archivage Managérial du CR2PA http://archivagemanagerial.fr

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Laila Triden, Nice

Laila Triden, Nice

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