Travailler plus intelligemment, faire plus en moins de temps, on vous demande d’arbitrer entre votre boîte de réception pleine d’e-mails, des dossiers à étudier qui s’empilent, le téléphone qui vous harcèle, les réunions, les échéances qui se rapprochent… Voici 5 astuces simples pour travailler plus intelligemment et gagner du temps.
Structurez votre organisation en routine du succès
Les grands entrepreneurs ont tous une organisation bien rodée qui consiste à créer une routine de succès. Au lieu de vous éparpiller, mieux vaut planifier l’avenir de votre entreprise et le vôtre. La clé d’une journée de travail efficace réside dans la structuration de son temps. Se lever à la même heure tous les jours instaure un début de routine, tout comme l’organisation du déroulement de la journée : petit-déjeuner, transport, lecture des mails, réponses aux courriels, appels téléphoniques, réunions avec vos collaborateurs, disponibilités pour vos clients…
Bloquez le temps affecté à chaque action planifiée, et si vous sortez du programme, réagissez dans l’immédiat, sinon vous allez perdre beaucoup de temps. La structuration favorise les priorités de la journée, et détermine le temps dédié à votre famille, aux amis et à vous-même, cette discipline faisant de vous un entrepreneur de plus en plus intelligent.
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Abandonnez le multitâche
A part quelques exceptions, le multitâche est une fausse bonne idée, et souvent une illusion qui vous donne l’impression d’en faire beaucoup au détriment d’une véritable productivité. Votre cerveau n’est pas câblé pour réussir deux actions en même temps. Concentrez-vous sur ce que vous dites, écrivez ou tapez sur le clavier, au lieu de tout faire à la fois et de gaspiller votre temps à corriger des mots, réécrire un e-mail, contrôler une fois de plus vos envois…
Votre cerveau perd de son efficacité à chaque fois qu’il passe d’une tâche à une autre. Si vous mettez le focus sur une chose à la fois, si vous lui consacrez toute votre attention, vous la terminerez plus vite et passerez à la suivante. Un gain important de temps sur le long terme.
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Faites preuve de bon sens : l’urgent n’est pas obligatoirement important
Fiez-vous le plus souvent à votre sens pratique, au fait que vous connaissez bien votre affaire, et faites confiance à votre bon sens, à votre sens de l’opérationnel, comme vous le faîtes pour recruter un collaborateur ou solutionner une situation tendue.
Appliquez le même bon sens aux tâches urgentes et importantes qui se présentent, et si vous avez bien structuré votre journée, le dilemme urgence/importance va se régler par lui-même. En marquant vos limites de la journée, en éliminant le multitâche et en programmant tous les éléments de votre routine, les choses vont se canaliser, vos collaborateurs et vos clients vont trouver par eux-même la solution à leurs problèmes, ou vous solliciter dans les créneaux que vous avez instaurés.
Comme la tentation d’estimer que tout est urgent ou important est grande, habituez-vous, et habituez votre entourage, à laisser filer l’urgence, vous économiserez énormément de temps et vous épargnerez du stress.
Déconnectez-vous par intermittence
Les smartphones sont devenus des outils omniprésents et omnipotents, alors qu’il y a encore 10 ans vous vous en passiez facilement pour organiser la gestion de votre temps. Partie prenante de votre vie, votre smartphone, serviteur très efficace peut devenir votre maître, l’hyper connectivité perturbe la fluidité du travail et votre productivité.
Travailler plus intelligemment, c’est établir des heures durant lesquelles votre mobile est désactivé, votre boite e-mail fermée, pour épargner à votre cerveau alarmes, notifications, bips et autres distractions vibrantes.
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Prenez beaucoup de pauses
Vous pensez peut-être que c’est impossible, pourtant cela dépend de vous, cela fait partie de la structuration de votre journée. Quand vous planifiez vos heures de travail, définissez aussi les moments affectés à des pauses (prendre l’air, se promener, déjeuner, prendre un café…), des temps de récréation qui vous permettent de reprendre votre activité avec une plus grande efficacité.
Ces petits intermèdes reposent et réinitialisent votre cerveau, ils vous dopent à nouveau physiquement. Loin d’éprouver tout sentiment de culpabilité à vous les accorder, offrez-vous ces récompenses ; elles alimentent, régénèrent et boostent votre travail, et vous permettent de travailler intelligemment toute la journée.
