La dématérialisation imposé par les pouvoirs publics
En 2020, toute entreprise, grande ou petite devra être équipée d’un logiciel pour émettre des factures (Selon l’arrêté du 22 mars 2017). Depuis 2012, l’Etat a entamé une politique de dématérialisation des factures avec l’objectif qu’en 2020 toute entreprise de l’hexagone, quelle que soit sa taille, utilise un logiciel de facturation. Si un fournisseur vous adresse une facture non imprimée sur une feuille 21 X 29.4, cela va vous faire gagner du temps et surtout optimiser vos coûts, mais implique que vous choisissiez le bon logiciel de facturation.
Les atouts du logiciel de facturation
Le logiciel de facturation pour TPE est multifonction, vous pouvez envoyer des mailings, gérer la relation client, enregistrer dépenses et recettes, tous les journaux (ventes, trésorerie…), vos tableaux de bord… Ce qui devient strictement indispensable dans les fonctions de votre logiciel de facturation, c’est la création et l’enregistrement de vos clients pour réagir rapidement, des modèles de documents, des devis et des factures ; il vous facilite la gestion de la TVA, et la numérotation automatique des factures. Sur ce point aussi le législateur est exigent, car vos numéros de facture doivent se suivre au numéro près sans trou.
Un logiciel de caisse certifié à partir de 2018
La lutte contre la fraude à la TVA est un sujet d’actualité. La loi de finances pour 2016 oblige tout professionnel assujetti à la TVA à réaliser l’enregistrement des paiements de ses clients avec un logiciel de comptabilité ou un système de caisse sécurisé et certifié. La fraude devient impossible et à partir du 1er janvier vous devez vous équiper d’« un logiciel de gestion ou d’un système de caisse satisfaisant aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité ou par une attestation individuelle délivrée par l’éditeur ».
Si vous ne possédez pas un logiciel facturation et de caisse à la norme NF525 (loi anti-fraude TVA), vous risquez une amende de 7 500 € par logiciel ou système non certifié, et devrez vous mettre en conformité dans les 2 mois.
Le tout digital va supprimer le papier et faire gagner en productivité
L’arrêté du 22 mars 2017 fixe les conditions de numérisation des factures papier et annonce la dématérialisation de la facture papier et sa conservation numérique. Des conséquences très importantes pour l’entreprise en terme de gain de productivité et d’économies. Jusque là vous aviez la possibilité de numériser les factures que vous receviez sous format papier avec la contrainte de garder par devers vous l’original papier pendant 6 ans. Vous pouvez maintenant numériser tout document papier, le conserver en numérique, mais ce qui devient révolutionnaire, vous pouvez détruire l’original papier.
Le planning prévu pour la mise en application de la facturation numérique
1er janvier 2018 : les entreprises de taille intermédiaire doivent s’équiper d’un logiciel de facturation.
1er janvier 2019 : les petites et moyennes entreprises l’adoptent aussi obligatoirement.
1er janvier 2020 : les micro-entreprises respectent à leur tour cette obligation.
