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10 règles d’or pour mieux travailler avec votre consultant

Les entreprises françaises font de plus en plus appel aux consultants, mais ne savent pas toujours comment travailler efficacement avec eux. Voici 10 règles d’or, illustrées de témoignages sans fard de consultants, pour mettre toutes les chances de votre côté et réussir cette collaboration.

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La croissance insolente
du conseil en stratégie et management

Ces quatre dernières années, le marché du conseil en stratégie et management affichait une croissance insolente en France. C’est un des secteurs économiques les plus dynamiques de l’hexagone et son chiffre d’affaires global, qui atteignait les 6 milliards d’euros en 2016, devrait encore augmenter de 12% cette année (chiffres Consult’In France).
Les entreprises sont donc toujours plus friandes de conseils… mais pas toutes. En effet, en volume, le marché du conseil français reste deux fois moins important que le marché allemand. Une différence due au fait que les PME et les ETI françaises font traditionnellement moins appel aux prestataires de conseil que leurs homologues allemandes. La belle santé du Mittelstand allemand laisse pourtant penser que le conseil est un important levier de compétitivité.
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Pourquoi les PME françaises
boudent encore le conseil

Une explication est à trouver dans l’image stéréotypée que renvoient parfois les médias des consultants : ils n’utilisent que des solutions clé en mains, sont froids, inaccessibles et trop chers. Autre piste, la relation de travail complexe entre le client et le consultant : ce dernier est un prestataire, mais il intervient sur des éléments stratégiques de la vie de l’entreprise.

Les conseils d’un spécialiste
de la mise en relation
consultants/entreprises

Alors comment accueillir au mieux le consultant pour lui permettre d’obtenir les meilleurs résultats ? Comatch est une marketplace spécialiste de la mise en relation entre consultants indépendants et entreprises. Avec plus de 2500 consultants inscrits et déjà plus de 400 missions attribuées, Comatch est devenu expert des coulisses de la relation entreprise/consultant. Nous vous livrons dix conseils pratiques, assortis de témoignages éclairants de consultants, pour que vos collaborations soient désormais toujours réussies !

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1 – Savoir ce que vous attendez
du consultant

Avant de rechercher un consultant indépendant ou de vous adresser à un cabinet de conseil, définissez vos besoins et déterminez l’expertise que vous recherchez. Si vous n’arrivez pas à définir avec exactitude votre problématique, le consultant pourra vous aider à la formuler avec plus de précision. Mais avant d’entamer la collaboration, la mission doit être claire pour vous comme pour le consultant.
Ce qu’en dit le consultant : « Pour un client, je devais réaliser une analyse portant sur un objet d’étude précis. Au bout d’une semaine, j’ai présenté mes premiers résultats au P.-D.G.… et il n’a pas du tout été satisfait de mon travail ! En fait, il s’est avéré qu’il n’était pas d’accord sur l’objet d’étude que l’on m’avait confié. Si cela avait été clarifié au sein de l’entreprise avant mon arrivée, nous n’aurions pas gâché une semaine de travail. »

2 – Communiquer avec lui

Si le client apprécie le regard neuf que lui apporte le consultant externe, il oublie souvent que ce dernier ne connaît ni l’histoire, ni les pratiques, ni la culture de l’entreprise. Prendre quelques heures au début d’un projet pour aborder les « évidences », peut permettre au consultant de se mettre dans le bain beaucoup plus rapidement.
Ce qu’en dit le consultant : « Au démarrage d’un projet, j’aime parler brièvement au client. Cela permet de remettre à plat les attentes, de se mettre d’accord sur les méthodes de travail, les process et les souhaits spécifiques. C’est un moment indispensable. »

3 – Définir les modalités pratiques du projet

Les discussions préalables doivent aborder les éléments suivants :
– Le périmètre de travail : cette étape vous permet d’exprimer clairement vos attentes et au consultant d’informer sur son niveau de flexibilité.- Le paiement : rester ouvert et clair sur les aspects financiers avant le coup d’envoi prévient tout conflit à l’avenir.
– Les livrables et le planning : pour que le consultant se tienne au budget et aux délais, établissez un planning des différentes réalisations attendues au cours de sa mission. Ce planning doit être validé par le consultant.
Ce qu’en dit le consultant : « En matière de paiement, je pense qu’une prime d’objectifs n’est envisageable que si ces derniers sont clairement définis et mesurables. Les taux journaliers et les bonus sont à négocier à l’avance. »

4 – Soigner l’accueil du consultant

Bien accueillir et informer un consultant est la condition sine qua non de bons résultats et peut permettre de gagner jusqu’à deux semaines de travail, car il a besoin de temps pour s’orienter et connaître les usages de votre entreprise.
Ce qu’en dit le consultant : « Lors de mon premier jour de projet, cela arrive assez souvent que je me retrouve complètement seul, sans mot de passe WIFI, ni infos pratiques, ni rencontre avec le responsable. Mon travail serait vraiment facilité si chaque client instituait deux ou trois réunions d’accueil au cours de la première semaine. Par exemple : une heure pour résoudre les problèmes administratifs et une heure de discussion consacrée au contenu du projet. »

5 – Désigner son interlocuteur privilégié
au sein de l’entreprise

Pour pouvoir mener à bien sa mission, le consultant a besoin d’un interlocuteur interne pour obtenir des informations et être mis en contact avec les personnes clés. L’interlocuteur privilégié doit être une personne expérimentée, organisée, en mesure de consacrer 30 à 50% de son temps au consultant.
Ce qu’en dit le consultant : « Je suis actuellement sur un projet où l’attribution des rôles n’a pas été faite. C’est désastreux. Impossible de repérer les contacts pertinents. Je parle à trop de personnes ou aux mauvaises personnes, ou bien je ne parle à personne du tout quand je suis supposé le faire. Mis bout à bout, cela a bien dû me faire perdre quelques journées de travail. »

6 – Lui donner un espace de travail

Pour que le consultant puisse mener à bien sa mission, il faut mettre à sa disposition un véritable espace de travail. Nul besoin d’un bureau individuel avec vue panoramique, mais, si la seule chose que vous lui proposez est la remise, elle doit au minimum être propre et climatisée.
Ce qu’en dit le consultant : « J’ai un jour travaillé sur un projet où nous étions entassés près de la photocopieuse dans un sous-sol sans fenêtres, en plein été, et sans internet. Pour travailler correctement, j’ai au moins besoin du WIFI ! »

7- Faire confiance à ses méthodes 

Osez lâcher prise et compter sur l’expertise du consultant. Au fil de sa carrière, il a élaboré une approche spécifique qu’il ajuste aux besoins particuliers de ses clients. Il a déjà réalisé des missions dans d’autres entreprises et secteurs, et sait qu’il peut obtenir de bons résultats.
Ce qu’en dit le consultant : « J’avais un client qui voulait vraiment améliorer les choses. Il ne minimisait pas les problèmes et arrangeait des rendez-vous avec les employés ayant un point de vue critique, sans distinctions hiérarchiques. Si seulement les choses se passaient toujours comme ça ! »

8 – Etre réaliste

Le consultant ne peut pas régler l’ensemble des problèmes de l’entreprise… Il peut en résoudre certains, à condition que les objectifs soient réalistes.
Ce qu’en dit le consultant : « J’ai été approché par un grand groupe qui voulait que je développe une analyse stratégique. Cela ne s’est pas fait pour deux raisons : d’une part c’était une mission énorme dont le périmètre était difficile à cerner. D’autre part, ils me proposaient un huitième du montant que j’attendais. Avec ça, je n’aurais même pas pu payer les données nécessaires à la base de l’analyse ! »

9 – Faire des points réguliers

Des retours réguliers, à la base d’une bonne relation de travail avec le consultant, vous permettent de lui faire savoir si vous êtes satisfait de l’avancement du projet et ce qui reste à améliorer. Et un retour positif booste la motivation du consultant !
Ce qu’en dit le consultant : « Beaucoup de clients semblent penser : ‘Maintenant que j’ai un consultant, tout va fonctionner en pilote automatique’. Mais je pense que le client doit faire un retour hebdomadaire, au minimum mensuel, pour m’indiquer si je suis toujours sur la bonne voie. »

10 – Apprendre à le connaître

Parce que le consultant n’est pas une machine, établir de bonnes relations personnelles avec lui contribue de manière significative à de bons résultats.
Ce qu’en dit le consultant : « Je travaillais sur un projet pour une grande maison d’édition et le P.-D.G. a pris l’habitude de descendre du 14e étage pour prendre le café avec nous. En un temps record, nous avons obtenu d’excellents résultats. »
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