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Infographie sur les notes de frais : erreurs à éviter pour ne pas perdre d’argent

Cette étude montre que chaque année des milliards d’euros sont abandonnés par les salariés, des frais dits « non réclamés » à leur employeur pour différentes raisons qui sont analysées. La note de frais vous permet de vous faire rembourser des frais engagés pour le compte de votre employeur, mais pour obtenir ce retour de votre argent, vous devez justifier que ces frais ont été engagés pour les besoins de votre fonction et dans l'intérêt de l'entreprise. Cette infographie met en évidence les erreurs à éviter pour être sûr de ne pas perdre d’argent.

infographie NOTE de frais
Votre employeur doit vous  fournir les équipements et les moyens nécessaires  à  l’exercice de votre fonction en payant directement ou en vous remboursant les sommes que vous avez engagées sur présentation de justificatif ou sous forme de forfait. S’il vous fournit un véhicule, un PC, un téléphone…, votre contrat de travail doit préciser si vous en avez un usage strictement professionnel  ou si vous pouvez vous en servir pour vos besoins personnels.

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Un remboursement
obligatoire

Le remboursement des vos frais strictement dédiés à l’exercice de votre job est  obligatoire pour votre employeur au réel ou sous la forme d’une indemnisation forfaitaire, l’option choisie devant être précisée dans votre contrat de travail.
Si vous êtes remboursé au réel, vous devez détailler chaque dépense avec un justificatif comme une facture, un reçu… Si vos frais sont remboursés de manière forfaitaire, vous devez conserver par devers vous les factures que vous avez acquittées, sans avoir à les fournir à votre employeur.

Des notes à présenter
sans tarder

Vous ne devez pas  tarder à donner vos notes de frais, la question ayant été tranchée par la jurisprudence – arrêt N°07-45722 de la chambre sociale de la Cour de Cassation –  en stipulant que votre employeur peut vous imposer un délai au-delà duquel le remboursement de vos frais ne sera plus exigible.  Votre note de frais pour être valable doit respecter un minimum de formalisme concernant  la date, le montant, le nom du client invité, de l’hôtel, de la compagnie… etc.
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Des notes impayées
qui démotivent

Votre temps de trajet domicile/travail et retour n’est pas considéré comme du temps de travail effectif et ne génère pas de rémunération.  Néanmoins si vous utilisez les transports en commun, vous pouvez bénéficier d’un forfait remboursé, sauf si vous disposez déjà d’une voiture de fonction. Dans tous les cas de figure, vous devez  bien vous renseigner sur les conditions et modalités de remboursement avant de vous lancer dans des dépenses. Cette infographie le montre, vous risquez  de perdre de l’argent et de garder, à tort ou à raison, une mauvaise opinion de votre employeur.

Unit4 un éditeur
du marché « People-centric »

Unit4, leader de solution d’entreprise (ERP) pour les sociétés du secteur tertiaire, publie cette enquête menée en août 2015 par Ruigrok ¦ NetPanel, auprès de cadres moyens et supérieurs, qui font des demandes de remboursement de frais professionnels aux États-Unis, au Canada, au Royaume-Uni, en Espagne, en France, aux Pays-Bas, en Allemagne, en Belgique et en Suède. Les conclusions sont faites  à partir des réponses d’environ  2 000 salariés. Nouvelle génération de solutions ERP et « Best-in-class », Unit4 facilite au quotidien le travail des collaborateurs en mobilisant les technologies de l’ère digitale. Avec 4000 collaborateurs, il réalise un CA de + de 500 millions d’euros. Pour en savoir plus sur Unit4

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