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Microsoft et Atos testent aux Pays-Bas le «zéro email interne»

© ra2 studio - Fotolia.com

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Supprimer les emails internes en les remplaçant par des outils collaboratifs : tel est le défi lancé aux Pays-Bas par Microsoft et Atos. Retour d'expérience relatée par le magazine Computable.

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Les Pays-Bas seraient-il un pays précurseur dans l’adoption des technologies du futur ? Deux sociétés du secteur de l’informatique, le géant Microsoft et la SSII Atos, ont en tout cas décidé de s’attaquer dans ce pays à un problème récurrent : l’abondance des emails internes qui entraîne une perte de temps et de productivité. D’où l’idée de mettre en place des outils collaboratifs à la place, un système plébiscité par les salariés des deux entreprises. Explications.

Atos primée pour son programme « Zero-E-mail »

C’est en février 2011 que le PDG d’Atos, Thierry Breton, a pris l’initiative de lancer le programme « Zero E-mail », visant à bannir d’ici la fin 2013 la communication interne via email. Pour le PDG français, les emails internes constituent une pollution digitale et une perte de temps, d’où l’idée de promouvoir à la place des moyens de communication alternatifs pour le partage de documents et le management de projets. Pour cela, Atos a déployé en interne la dernière version de la plateforme collaborative Bluekiwi. Cette plateforme propose un environnement de travail semblable à Facebook, où les collaborateurs travaillent ensemble en mode projet, discutent, partagent des documents et développent leurs travaux au sein de l’organisation.

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Résultat : une adhésion des salariés d’Atos à ce programme, qui permet plus de souplesse et le développement du travail collaboratif. Ainsi, explique Rob Pols, DG de Atos Benelux, les collaborateurs engagés dans ce programme se sont rendus compte que le travail collaboratif est plus efficace que le recours à l’e-mail. Il permet une plus grande productivité, une meilleure collaboration et une augmentation du partage de connaissances. Du coup, Atos a reçu en 2012 pour ce programme le prix « Global Visionary Innovation » décerné par la firme de consultants Frost & Sullivan.

Microsoft se lance en 2013

De son côté, le géant Microsoft s’est aussi décidé à se lancer il y a six mois dans un programme de diminution des emails internes. Cette fois-ci c’est tout l’éco-système Microsoft au Bénélux qui est mis à contribution : consultants, clients, fournisseurs, vont pendant une période test, travailler sans la boîte aux lettres magique. Au lieu de quoi ils utiliseront des réseaux sociaux d’entreprise tels que Yammer, l’intranet, des blogs ou la messagerie instantanée. L’objectif est de mesurer de quelle façon leur productivité sera influencée sans recours à l’e-mail.

Pour remplacer les boîtes aux lettres email, c’est le réseau social d’entreprise Yammer qui est utilisé. “Cela fait déjà six mois que nous nous amusons avec Yammer que nous utilisons pour partager des contenus et des discussions, explique la porte-parole de Microsoft, Julie de Widt. Je me rends compte cependant que je continue à envoyer des infos via Twitter et bien entendu nous utilisons Sharepoint. C’est important d’exploiter les possibilités de sa propre technologie en réel », explique t-elle.

Autre effet positif : à l’issue des premières expérimentations avec Yammer, des améliorations du produit ont été imaginées comme par exemple de rendre possible la modification d’un document téléchargé à partir de Yammer. Microsoft a bien conscience qu’il n’est pas possible que  tous les salariés abandonnent immédiatement  l’utilisation des emails. “Celui qui a beaucoup de contacts clients devra rester joignable par email. Mais ses collaborateurs auront le devoir d’utiliser d’autres moyens de communication en interne”, souligne Julie de Widt.

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5 réactions

  1. Pellegrino Dominique

    3 décembre 2013 à 16 h 15 min

    Cela fait 10 ans que notre société a développé et mis en place une solution de collaboration pour mieux gérer les emails (135 personnes).
    Depuis 10 nous ne nous envoyons plus d’email en interne, mais notre solution intègre également la gestion des emails externes! Et c’est la toute la différence ! Le problème n’est pas l’email, mais la mailbox. http://www.coworkingplace.net

  2. Jean-Bernard Nativel

    2 décembre 2013 à 13 h 40 min

    Supprimer les imels internes est l’un des vœux les plus chers que je formule pour les entreprises et organisations publiques. J’ai vécu, dans le cadre de mes fonctions, les dures réalités de la multiplication des imels internes dont la plupart sont chronophages et insupportables. Pour deux raisons : le contrôle de l’incertitude et l’urgence.
    Le contrôle de l’incertitude : venant du siège ou d’autres unités d’exploitation, la plupart des imels sont récurrents, car ils font références aux mêmes préoccupations, aux mêmes échéances et aux mêmes exigences. Tout se passe comme si les différents interlocuteurs s’adressent à des collègues ou collaborateurs sans mémoire ! A cela s’ajoutent les imels qui sont envoyés par je ne sais quel collègue d’une autre direction générale, laquelle exprime un besoin ou un avis. Cependant, la plupart de ces interlocuteurs ignorent l’emploi du temps de leurs destinataires, si bien que même en vacances, il m’est arrivé de lire ces messages… quitte à y répondre « dès que possible »!. Cette frénésie associée à une inquiétude sans précédent entachée de facilité grâce à l’instantanéité que procurent les nouvelles technologies de communication contribue à inonder l’esprit de détails souvent inutiles, détails qui se concrétisent par l’obligation de répondre et la nécessaire suppression des messageries individuelles. A une époque où le temps est précieux et coûte cher, l’esprit de chacun est pris au piège par ces contingences, au détriment d’autres tâches plus urgentes.
    L’urgence : en lisant et relisant les messages reçus, force est de constater que tout semble devenir urgent et que la non-réponse immédiate ou dans délais très courts nous expose à des comportements pour le moins curieux et dérangeants et des injonctions paradoxales insupportables. L’urgence est donc devenue une mode dans un monde qui lui-même exprime et suscite la rapidité, l’immédiateté, au mépris parfois de la réflexion, indispensable à la prise de décision. L’abondance des messages internes a ceci d’insupportable que la redondance des contacts accrue par les rappels téléphoniques nuit à la qualité des échanges, si bien que plus d’un destinataire finit par ne plus lire certains messages ! Au total, il est urgent, en effet, de dynamiser le passage au collaboratif, car le temps qui y est consacré est précieux et il peut s’en dégager un sentiment d’avoir « accompli quelque chose d’important ». Jean-Bernard Nativel, Docteur en Sciences de gestion.

  3. Charles

    1 décembre 2013 à 13 h 59 min

    Bon, donc pour supprimer les emails il faut pouvoir racheter un réseau social, Bluekiwi pour Atos et Yammer pour Microsoft ;-)

  4. Lambelin Marc

    29 novembre 2013 à 16 h 13 min

    Une petite note humoristique …
    Le tam-tam a remplacé le contact,
    le billet a remplacé le tam-tam,
    la lettre a remplacé le billet,
    le fax a remplacé la lettre,
    le courriel a remplacé le fax,
    le sms a remplacé le courriel,
    le réseau social a remplacé le sms,
    le contact direct remplacera … le réseau social!
    Pourquoi ? Parce que la qualité et l’intelligibilité du message, son sens, sa signification, sa clarté, et sa complétude … « ont tout bonnement disparus en route … » La rencontre directe permet « juste » de recouvrer la compréhension mutuelle intégrale, des messages originaux à faire passer … dans tout ce fouillis des bigs datas. Finalement, « touts ces moyens » ne servent qu’à prendre des vrais rendez-vous, avec des vraies personnes, pour résoudre des vrais problèmes, ou tout du moins, pour le plaisir de se rencontrer et de faire connaissance! Bon week-end!

  5. Eric Lamirande

    29 novembre 2013 à 15 h 53 min

    En complément, cet article publié au Québec par le Réseau Action TI: La fin du courriel. Après 40 ans de loyaux services, le courriel est-il en voie d’extinction? http://www.actionti.com/blogue/2012/01/02/la-fin-du-courriel/

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