Entre obligation et nécessité pour les entreprises, la Piste d’Audit Fiable a pour objectif de reconstituer de façon exhaustive et irréfutable la chronologie du processus de facturation. Elle vise les 94 % d’entreprises qui envoient encore des factures au format papier*, mais également celles qui utilisent le format PDF simple. Mais quelles sont concrètement les avantages pour les entreprises de mettre en place ce processus de fiabilité ?
Voici 5 raisons qui devraient les convaincre :

1 – Se conformer à la loi

La Piste d’Audit Fiable est devenue une obligation depuis le 1er janvier 2013. Les entreprises doivent ainsi garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de leurs factures à l’administration fiscale, c’est-à-dire pouvoir prouver qu’aucune modification n’a été apportée entre sa création et sa conservation. Cette loi s’adresse aux entreprises qui utilisent le format papier ou PDF simple. Cependant, l’application de cette obligation est très chronophage et devient même un vrai défi pour les organisations qui ne disposent pas, ou très peu, de procédures écrites en interne.

2 – Eviter les sanctions financières

Alors que cette législation a vu le jour dans le but de lutter contre la fraude fiscale – dont les risques ont augmenté de 60 %** avec l’épidémie de COVID – 39 % des entreprises n’ont pas encore déployé de Piste d’Audit Fiable*. Pourtant, les peines encourues sont lourdes. En effet, dans ce cas, les entreprises risquent le rejet pur et simple de la déduction de leur TVA pour les factures d’achats, une pénalité de 50 % du montant de la vente ainsi qu’une amende de 15 € par mention manquante ou erronée pour les factures émises.
La période de tolérance étant révolue, la PAF (Piste d’Audit Fiable) est désormais un objet de contrôle systématique pour la DGFIP.

3 – Tendre vers les évolutions légales

Chaque année, ce sont 2,5 milliards de factures qui sont échangées et uniquement 15% de celles-ci sont éditées électroniquement*. La France accuse donc un retard sur la digitalisation des factures fournisseurs.
La loi finance 2020 a d’ailleurs pour ambition de rendre obligatoire la réception de factures électroniques d’ici à 2024 pour toutes les entreprises (avec une tolérance jusqu’en 2026 pour les TPE-PME). Dans l’attente de cette généralisation progressive, la piste d’audit fiable permet aux organisations d’opérer la transition en douceur.

4 – Gagner en productivité

Les offres de PAF efficaces s’appuient souvent sur des workflows qui intègrent de l’intelligence artificielle. Elle simplifie, ainsi, la saisie grâce à la fonction d’auto-remplissage des métadonnées de la facture. Elle permet aussi de créer, par exemple, un dossier fournisseur automatiquement. Une fois la facture créée et validée, elle est versée automatiquement dans un système d’archivage électronique. Elles assurent, donc, sécurité et traçabilité en adéquation avec les requêtes de la DGFIP.
Ainsi, les risques sont limités car l’intervention humaine est restreinte dans tout le processus. Les équipes gagnent donc du temps et peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
L’intégration de la Piste d’Audit Fiable dans le processus de facturation permet alors un traitement plus rapide et plus fiable ainsi qu’un parcours client sans couture.

5 –  Permettre la mobilité

La généralisation du télétravail et/ou du flex office oblige à travailler, de plus en plus fréquemment, à distance. Réaliser sa piste d’audit fiable en mode SaaS répond, ainsi, à ces nouveaux usages et permet de maintenir une continuité de service lors de situations exceptionnelles comme celle que nous traversons avec l’épidémie de Covid-19.
Au-delà du cadre légal, la Piste d’Audit Fiable est un outil indispensable pour simplifier le processus de facturation et le fiabiliser. Elle constitue l’une des étapes clé à la digitalisation des services comptables qui présente de nombreux avantages.
Et si la piste d’audit fiable n’était qu’un tremplin vers une réduction des coûts et une efficacité opérationnelle via une transition digitale accomplie ?
* : FNFE (Forum National de la Facture Electronique) / GS1 (Global Standards) : Organisme mondial dans le domaine de la normalisation des méthodes de codage utilisées dans la chaîne logistique.
** : https://feedzai.com/resource/financial-crime-report-q1-202