Prendre la voiture ou le métro, pour « venir au bureau » est devenu une option quand on peut faire la même journée de travail depuis chez soi. Aujourd’hui, on voudrait se déplacer pour se réunir, et non plus pour s’enfermer dans un bureau clos de murs. Du coup, dans les bureaux ouverts, on observe que le nombre de postes de travail occupés varie d’un jour à l’autre, que les salles de réunion sont prises d’assaut quelquefois. Cette organisation du travail plus autonomisée, qui a perdu de son formatage, nécessite de nouveaux outils pour pouvoir être planifiée, et offrir à chacun la meilleure expérience possible.
L’organisation spatiale des espaces de travail accuse le coup. Les services généraux, l’immobilier d’entreprise s’adaptent ou anticipent une organisation plus fluide qui invente de nouveaux codes comportementaux. C’est sur ces changements que Sharvy, une start-up qui s’est montée en 2018, a trouvé son champ d’expression. Elle peut répondre à des projets variés : de la gestion de la jauge sanitaire aux périodes « transitoires » de travaux sur site occupé, jusqu’à la transformation en profondeur des usages du présentiel avec le flex-office…
« Sharvy est une application qui permet d’organiser en self-service des espaces de travail partagés. Elle vise à optimiser le confort des collaborateurs en faisant appel à leur autonomie. Dans les faits, nous répondons à de multiples cas d’usages : de la gestion de la distanciation sociale il y a bientôt deux ans, à la mise en place pratique du flex office, ou à la gestion transitoire des espaces de travail pendant une période de travaux… », explique Stéphane Seigneurin, CEO de Sharvy. « Sharvy donne plus de place à l’autonomie des collaborateurs. Elle accompagne les organisations dans la mise en place d’une agilité permanente. »
Gérer des jauges pendant la période de crise sanitaire…
A l’origine ? La crise sanitaire COVID qui a obligé les entreprises à tenir compte des taux d’occupation des espaces de travail, au moment du retour sur site employeur.
Sharvy étoffe en quelques semaines son application autour de son expertise d’optimisation des places de parking. Elle développe une fonction dédiée aux bureaux. L’application sur-mesure, prête à l’emploi et facile à déployer, est née en réponse à une situation exceptionnelle. Ses early-adopters se nomment les Laboratoires Merck, ou Nestlé…
Rendre lisible un plan d’occupation des locaux pendant des travaux… Des mois avaient passé, et le retour au bureau n’était pas si facile… D’autant que chez certains employeurs, les locaux avaient pu changer de visage entre temps, avec des déménagements, des travaux de rénovation ou de regroupement de site opérés pendant la crise sanitaire. Ils offraient un retour « à la normale » dans des espaces qu’on découvrait un peu, voire beaucoup, changés. Sans compter que dans certains cas, les travaux continuaient… C’est le cas chez un leader mondial des revêtements de sols à la Défense…
Pendant la phase de travaux sur site occupé, les espaces de travail se déplacent au fil de l’évolution des chantiers et certains deviennent inaccessibles. Disposer d’une application comme Sharvy, permet de réserver son bureau et de savoir où se poser avant même d’arriver. Plutôt utile alors que le bureau de la semaine dernière n’existe plus, que les cloisons sont tombées, que l’électricité n’y est plus branchée… Face au chaos redouté, la DRH et les services généraux proposent aux collaborateurs, une application qui leur permet d’anticiper l’endroit où ils vont pouvoir travailler sans perdre de temps, sans désagréments, en ayant accès à un bureau pleinement fonctionnel.
Faciliter le futur de l’entreprise : agilité des entreprises, autonomie des collaborateurs
Un nouveau pacte d’entreprise a été accéléré par la crise sanitaire. D’un côté, les collaborateurs plébiscitent le télétravail, la semaine de 4 jours, et de l’autre, les entreprises diminuent leur m2 et réorganisent les étages. Les deux parties ont gagné un avantage, plus d’autonomie d’un côté, moins de frais immobilier de l’autre.
La tendance est bien dessinée, avec une remise en cause de l’organisation spatiale classique, du schéma « une personne, un bureau », la littérature au sujet des organisations et de l’immobilier de bureau le démontre abondamment. Les entreprises – en tous les cas, dans les grands groupes d’ores et déjà – s’acheminent dans le cadre de leurs projets de refonte d’espaces de travail, vers un ratio de 0,8 bureau/collaborateur, voire 0,6…
Presque un poste de travail pour 2 personnes ! Impossible sans un outil de gestion qui monitore l’organisation…
