Il y a un an, le monde prenait conscience de la gravité de la crise sanitaire. Du jour au lendemain, les entreprises, et particulièrement celles du secteur des services se retrouvaient contraintes de déployer sans attendre le travail à distance. Le management et tous les processus habituels de ressources humaines en ont été profondément bouleversés. Un an après, et alors que le home office reste encore une réalité quotidienne pour de nombreuses organisations, voici quelques leçons à tirer de mon expérience personnelle en tant que manager d’une entreprise internationale qui a poursuivi ses recrutements en 2020, avec 565 nouveaux talents accueillis.
1 – Le management à distance est un marathon
En mars 2020, peu nombreux étaient ceux qui auraient parié sur le maintien du télétravail généralisé un an plus tard. Malgré quelques périodes d’accalmie, les règles de distanciation sociale restent toujours aussi prédominantes. En tant que manager, la franchise vis à vis des équipes sur la situation sanitaire est essentielle. Tandis que la moindre prise de parole du gouvernement est scrutée avec attention, chaque annonce faite en entreprise suivra le même processus. Le manager doit prendre en compte l’impact de ses paroles et de ses décisions au risque de créer une frustration importante chez les salariés.
Dès le début, nous avons fait comprendre aux équipes que le retour à la réalité serait sans doute plus tardif qu’escompté. Nous avons adopté une posture réaliste et non utopique par rapport à la crise, tout en travaillant avec nos RH pour trouver des manières créatives de pallier aux habitudes des salariés (voyages internationaux, événements internes…)
2 – La santé des salariés comme première préoccupation
Chaque jour des études analysent les conséquences de la pandémie sur la santé mentale des citoyens. Les managers se doivent de redoubler d’attention et d’atténuer autant que possible la charge mentale des salariés qui vivent des réalités très différentes : solitude, garde des enfants à domicile, perte de proches…
Même depuis son salon, il faut répondre rapidement aux e-mails reçus, converser sur les outils de messagerie instantanée, partager des avis sur des documents partagés… en bref, démontrer une présence et une activité au travers d’outils connectés. Il faut désamorcer cet engrenage et pour ce faire jouer la transparence et parler de confiance. Acceptons de laisser au collaborateur le soin de prendre l’air quand cela lui est nécessaire, soyons plus agiles sur les heures de travail pour garantir un équilibre vie professionnelle-vie personnelle. En France par exemple, dans le contexte du couvre-feu à 18h, laissons les salariés libres de moduler leur agenda et de faire leurs courses ou un jogging en pleine journée.
Moi-même domicilié en Italie mais aussi chargé du marché français, il m’est impossible de me déplacer aussi souvent auprès de l’équipe Parisienne. Créer un climat de confiance réciproque est donc indispensable. Il appartient au manager de préserver le lien humain en organisant par exemple des échanges informels, sans parler travail mais dans l’unique but de prendre la température et d’anticiper d’éventuels points de vigilance. Un simple coup de fil pour prendre des nouvelles peut faire beaucoup. Communiquer plus souvent par téléphone permet de briser la routine de l’écran, sans se réfugier derrière des e-mails souvent froids et impersonnels.
La sédentarité est aussi néfaste pour la santé physique des salariés qui ne peuvent plus pratiquer leur sport habituel. Pendant les confinements, nous avons mis en place des programmes et des challenges sportifs pour nos salariés les encourageant à se défouler ou se relaxer avec des cours de yoga par exemple. Chacun garde la liberté de participer et la cohésion des équipes n’en ressort que renforcée. La santé physique est aussi fonction du cadre de travail. Il faut prendre conscience que nos salariés n’évoluent pas tous dans le même confort. Nous avons donc décidé de les équiper de chaises ergonomiques et de bureaux adaptés.
3 – Adapter l’accueil des nouvelles recrues
33% des employés savent à l’issue de leur première semaine s’ils resteront dans l’entreprise sur le long terme (Talent Management & HR). En temps normal, les premiers jours sont l’occasion de rencontrer les différentes équipes, au cours de meetings ou au détour d’un couloir. Dans notre cas, nos nouvelles recrues se rendaient à notre siège d’Amsterdam la première semaine pour découvrir l’entreprise. Aujourd’hui, le rythme intense et stimulant des premiers jours laisse place à une interaction digitale et en même temps incroyablement personnelle puisqu’elle se déroule pour beaucoup depuis un salon ou une chambre.
La priorité était donc de formaliser et d’uniformiser au mieux les nouveaux processus d’onboarding online pour les périodes de confinement tout en gardant en tête que le temps distanciel n’a pas la même valeur ni le même impact que le temps présentiel. Nous avons donc redoublé d’attention et d’efforts en multipliant les échanges et les points d’étape avec les nouveaux talents tout en gardant à l’esprit le phénomène de “zoom fatigue” sur l’attention des salariés. A l’heure actuelle, nos bureaux sont ouverts pour 20% des effectifs afin de respecter la distanciation mais aussi pour donner la priorité aux nouvelles recrues et faciliter leur intégration.
4 – Entretenir la culture d’entreprise
Comment susciter l’engagement des collaborateurs à distance ? La crise n’a pas effacé le passé. La culture de l’entreprise doit en sortir grandie, c’est dans ces périodes qu’elle prend d’ailleurs tout son sens. Plus que jamais, les valeurs construites dans le temps doivent irriguer toutes les décisions.
Pour une organisation qui défend un fonctionnement en réseaux comme le nôtre, il était essentiel de garantir la cohésion des équipes et d’entretenir le sentiment d’appartenance à une communauté de confiance. Au-delà des exemples cités précédemment, nous avons fait notre maximum pour susciter l’esprit d’équipe. Une visioconférence n’aura jamais la chaleur d’un rendez-vous physique mais quelques astuces permettent de rapprocher l’informel des lieux de travail. Par exemple, nous avons mis en place un système de tirage au sort pour permettre à deux collaborateurs de deux bureaux différents dans le monde d’échanger en ligne au-delà de discussions purement professionnelles.
A distance plus que jamais, on ne triomphe jamais seul mais en équipe. Chacun vit différemment la crise que nous traversons et en tant que manager, nous devons avoir l’humilité de reconnaître que nous ne maîtrisons pas tout. Gardons confiance en nos salariés pour espérer la même chose en retour. Qui sait aujourd’hui où en sera la situation sanitaire en mars 2022 ? Ne cherchons pas à deviner le futur mais restons assez agiles pour s’adapter à chaque évolution.
