Ce plan type s’applique à votre entreprise, quelle que soit sa taille, son secteur, son activité et sa forme juridique, à vous de l’adapter. La description d’une fonction générale synthétise pour la personne concernée sous forme d’objectifs globaux ses attributions principales. Celles-ci affirment le rôle que doit remplir en permanence le collaborateur.
Attributions et responsabilités permanentes
La définition des attributions et des responsabilités permanentes précise l’étendue du pouvoir conféré au collaborateur. Toute attribution déléguée implique pour celui-ci la responsabilité de l’exercer. Cette démarche entraîne pour le chef d’entreprise la mise en place de délégation et l’exercice d’un contrôle.
La précision de la délégation formulée dans la définition de fonction conditionne en grande partie la plus ou moins grande fréquence de conflits potentiels.
Rapports hiérarchiques et liens fonctionnels
Il convient de bien définir les rapports hiérarchiques vers le niveau supérieur et les niveaux inférieurs, et les liens fonctionnels qui peuvent exister. Les liaisons hiérarchiques sont définies dès qu’il y a au moins deux niveaux de hiérarchie. Dans le cas où tous les collaborateurs dépendent du chef d’entreprise, leur description s’avère inutile. Les liens fonctionnels sont créés par le fait d’avoir de l’autorité sur des activités autres que ce du périmètre du titulaire. De telles relations apparaissent dans l’entreprise dès lors qu’elle fait appel à des spécialistes, ces relations pouvant doubler ou croiser des liens hiérarchiques.
Domaines et limites de responsabilité
Le périmètre des responsabilités concerne aussi bien les personnes, les services, les méthodes et les procédures, les budgets et le matériel, et vient compléter la délégation des attributions. Mieux vaut bien déterminer dès le départ les informations que reçoit le titulaire du poste de telle personne ou de tel service, celles qu’il doit transmettre à telle personne ou à tel service, et les réunions auxquelles il sera amené à participer de manière régulière ou occasionnelle.
Ces données sont intéressantes pour définir le fonctionnement journalier du système d’informations dans l’entreprise. En découlent les critères de performances, à savoir tous les éléments qui permettent au chef d’entreprise et au collaborateur de savoir comment le travail est jugé. Cette démarche est source d’objectivité ultérieure dans les rapports entre les deux.
La définition de fonction, un outil pour la GRH
La description de fonction définit les outils de la GRH. A partir d’elle, la gestion des ressources humaines détermine des référentiels de compétences – quelles compétences sont nécessaires pour atteindre les résultats voulus -, classe selon leur importance l’impact des postes sur les résultats de l’entreprise par une analyse de job-posting. De la même manière, la définition de fonction permet de déterminer les échelles de rémunération. Enfin, à partir d’une définition, on peut rédiger de manière cohérente des annonces de recrutement pour tel ou tel poste.
