Le télétravail imposé par la pandémie nous fait regretter certains aspects du présentiel tels que les déjeuners avec ses collègues, ou les brainstorms en salle de réunion. En revanche, perdre des heures dans la circulation et les transports en commun, ou les distractions et les interruptions sur le lieu de travail ont tendance à ne pas nous manquer. Et puis, de nouvelles situations que nous avons appris à apprécier sont apparues comme prendre dix minutes entre deux réunions pour jouer avec ses enfants, faire connaissance avec les animaux de compagnie et les enfants de ses collègues pendant une visioconférence.
Et si, une fois la pandémie passée, nous pouvions créer un lieu de travail où nous pourrions davantage profiter des choses que nous aimons et délaisser celles que nous n’aimons pas ?
Les temps changent
Dans des circonstances normales, il faut beaucoup de temps pour modifier considérablement le lieu et la manière dont les gens travaillent dans une organisation. De nombreux intervenants sont généralement impliqués, et les organisations doivent souvent signer des engagements immobiliers à long terme. Cependant, nous ne vivons pas dans des circonstances normales.
La pandémie agit comme un catalyseur, accélérant la transformation du lieu de travail. Nous observons nos clients passer par trois étapes de cette transformation, que nous appelons « réaction », « retour » et « réinvention ». Lorsque la crise a éclaté pour la première fois, les organisations ont déclaré devoir réagir rapidement et s’assurer que leurs employés étaient productifs depuis chez eux. Aujourd’hui, nous explorons comment elles prévoient un retour au bureau tout en assurant la sécurité des employés, et comment ces organisations réinventent le travail.
Amazon Web Services (AWS) bénéficie d’une position unique car, avec des millions de clients, nous avons une vue d’ensemble sur la façon dont les dirigeants gèrent cette transformation. Startups, grandes entreprises, écoles ou institutions gouvernementales, nous les voyons s’adapter et expérimenter nos services AWS.
Une nouvelle réalité
Nous voyons des entreprises mettre en œuvre des idées inimaginables il y a un an : transformer par exemple un centre d’appels de 20 000 personnes en un centre d’appels entièrement à distance.
Nous avons également constaté que donner aux employés la flexibilité de décider où et quand travailler, en fonction de ce qu’ils ont à faire sur les plans professionnel et personnel, est idéal. Le fait que les employés se connectent régulièrement depuis leur domicile de temps en temps favorise la continuité des activités. Parce qu’ils savent ce qu’ils ont à faire et comment agir lorsque le bureau est fermé, aucune formation en temps réel n’est requise.
Beaucoup se sont rendus compte, plus que jamais, à quel point le face-à-face est essentiel. Rencontrer des clients et des collègues permet de discuter et de développer des idées avec une énergie qui est différente d’une discussion virtuelle. Néanmoins, nous devons être plus disciplinés durant ce temps passé ensemble – cela doit être au bon moment et pas nécessairement tout le temps. Par exemple, se réunir en personne pour réfléchir, célébrer et établir une relation a du sens, ce sont ces interactions qui alimentent la création. Mais se réunir en personne pour un point de mise à jour ou simplement pour travailler individuellement n’est pas toujours nécessaire.
Les organisations réinventent aussi leur fonctionnement. La COVID-19 a mis en lumière des processus obsolètes chronophages presque impossibles à respecter à distance. La pandémie a obligé beaucoup d’entreprises à accélérer le processus de leur automatisation et à réévaluer de nombreuses applications que leurs employés utilisent traditionnellement. La plupart des effectifs se servent des mêmes outils d’espace de travail numérique depuis 10 à 20 ans par inertie. Les organisations sont aujourd’hui contraintes d’apprendre de nouvelles façons de travailler et de se connecter avec leurs clients, dont les comportements ont également radicalement changé. Elles sont en train de surmonter cette inertie et apportent des changements profonds à leurs processus.
La façon dont nous conduisons les réunions change également. Avant, nous avions tendance à croire qu’avoir des participants à distance se joindre à une réunion physique était le moyen le plus inclusif pour eux de s’impliquer. Pourtant cette configuration conduit quasiment toujours à une mauvaise expérience pour ces derniers. Avec la pandémie, nous nous sommes rendus compte que les réunions sont plus efficaces soit lorsque tout le monde est présent ou bien quand tout le monde est à distance.
C’est aussi lors de ces réunions virtuelles qu’un changement s’est produit dans la façon dont les gens perçoivent la séparation entre leur travail et leur vie personnelle. La pandémie nous a obligés à être plus à l’aise lorsque les deux se côtoient. Nous avons tous entendu des chiens aboyer, des enfants rire, ou un conjoint parler pendant une réunion professionnelle virtuelle. Avant la pandémie, cela aurait pu être plus tabou, une source de stress à cacher. Maintenant que nous vivons tous le même bouleversement, cela ne semble pas si grave. Beaucoup apprécient ces moments de vie et découvrent que l’empathie, la flexibilité et la patience sont tout aussi importantes qu’une bonne connexion Internet pour un environnement de travail productif.
Plus forts sur le long terme
Au fur et à mesure que les organisations modifient leur façon de travailler et de servir leurs clients en réponse à la pandémie, ces changements devraient leur donner un avantage compétitif sur le long terme.
Pour une entreprise qui souhaite apporter des modifications à son fonctionnement, sans savoir par où commencer, il est important qu’elle se pose quelques questions qui l’aideront à améliorer ses façons de travailler :
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Mes employés disposent-ils de tous les outils pour se connecter correctement avec les clients ? Dans de nombreux cas, les méthodes traditionnelles de connexion avec les clients ne sont plus optimales ni même disponibles. Il faut donc repenser la technologie et les processus nécessaires aux employés pour se connecter à distance.
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Est-ce que j’ai les bons talents au bon endroit ? Bien que le travail à distance ne soit pas toujours possible, nous nous rendons tous compte que le télétravail est envisageable pour un plus grand nombre de fonctions que nous ne le pensions au départ. Cette approche aidera également les entreprises à élargir leur vivier de talents.
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L’équilibre vie pro/vie perso de mes employés est-il respecté ? Donner à ses employés la possibilité de structurer leur journée comme ils le souhaitent peut les aider à être plus efficace.
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L’utilisation du « bureau » est-elle optimale ? Il est important qu’une organisation comprenne pourquoi elle dispose de locaux et ce que son personnel y fait lorsqu’il y est. Il est essentiel de savoir où ses employés se sentent le plus productifs et quand.
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Les outils et processus actuellement en place conviennent-ils au télétravail ? Il faut s’assurer que ses employés disposent de ce dont ils ont besoin pour être productifs de n’importe où. Des outils flexibles et évolutifs leur permettront de s’adapter aux fluctuations des demandes et du travail à distance.
