Supply chain : 5 conseils pour soutenir la diversité dans les contrats fournisseurs

Maarten de Bruijn, Directeur Général Clients Europe, Icertis

L’importance de la diversité des fournisseurs a largement été mise en lumière au cours de l’année 2021, alors qu’elle se limitait jusque-là à garantir la continuité des activités en cas de défaillance d’un élément de la chaîne. Et si cette préoccupation reste une priorité pour nombre d’entreprises, une définition plus large de cette notion fait son apparition avec une volonté d’aller vers une diversité des partenariats, notamment avec des minorités historiquement sous-représentées, dont les handicapés, les vétérans ou encore la communauté LGBTQ+.

Reconnaître la nécessité d’intégrer ces dernières est en effet primordial alors que les derniers mois ont vu éclore des mouvements sociaux majeurs comme les gilets jaunes ou encore les Black Lives Matter aux États-Unis. Elle permettra finalement aux équipes de générer davantage de revenus en s’adaptant aux demandes changeantes des consommateurs. Celles en charge de la chaîne d’approvisionnement peuvent ainsi contribuer à ce changement de paradigme.
De grandes entreprises comme Apple, Hewlett-Packard, et Microsoft utilisent déjà leur statut pour soutenir l’égalité raciale et la justice sociale. Et celles agissant au niveau international comprennent que la diversité des fournisseurs constitue un véritable avantage concurrentiel permettant non seulement d’éliminer les risques dans la chaîne d’approvisionnement, mais aussi de renforcer la réputation et de conclure de nouveaux accords.
Pour soutenir ces initiatives de diversité, de plus en plus d’entreprises adoptent des technologies de gestion du cycle de vie des contrats. Voici donc 5 façons de les exploiter pour assurer coformité et diversité des procédures.

1 – Définir les politiques DEI (Diversité, Équité, et Inclusion) et des mécanismes de suivi

Pour modifier l’approche DEI de la chaîne d’approvisionnement, les entreprises devront d’abord mettre en œuvre des politiques complètes créant un environnement d’inclusion. Celles-ci demandent par exemple souvent à leurs fournisseurs de créer leurs propres initiatives de diversité pour étendre l’impact de la leur.
Ces politiques peuvent générer des retombées considérables, mais seulement si elles sont correctement documentées et suivies. Pour réussir à déployer un programme de diversité efficace, il est important de déterminer les outils et les systèmes de responsabilisation utilisés. Alors que les entreprises sont de plus en plus « surveillées » et rendues coupables pour leurs manquements en la matière, la définition et la mise en œuvre solide de politiques de fournisseurs DEI peuvent également devenir un véritable avantage concurrentiel.

2 – Identifier les contrats fournisseurs intégrant des engagements de diversité

Il est également essentiel de connaître les engagements pris, en comprenant quels accords contiennent des clauses de soutien aux entreprises défavorisées (DBEs). C’est pourquoi un système CLM alimenté par l’intelligence artificielle serait bénéfique. Il permet en effet de numériser et analyser les contrats pour identifier les clauses DBE et les stocker dans un référentiel central d’accords. Celui-ci facilite également les audits en cas de contrôle. Un tel système permettra d’identifier non seulement les contrats comportant des clauses de diversité, mais aussi ceux avec des obligations sous-jacentes, telles que la production de rapports périodiques ou la délivrance de certificats.

Une fois que les engagements de diversité des fournisseurs sont identifiés, les entreprises peuvent gérer les contrats et tous les documents associés, telles que leurs certifications DBE et les factures. Le système a alors pour but de s’assurer que les activités de la chaîne d’approvisionnement soient conformes aux engagements détaillés dans le contrat. Les logiciels CLM avancés proposent même des portails où les prestataires peuvent directement télécharger la documentation dédiée et faciliter le suivi de la conformité.

3 – S’assurer que les clauses contractuelles soutiennent ces initiatives

Les moteurs de règles des logiciels CLM permettent la création dynamique de contrats à partir de modèles et de clauses prédéfinis. Son utilisation peut alors améliorer la cohérence et la gouvernance de ces documents, tout en automatisant leur création. D’ailleurs, les entreprises peuvent s’assurer de tenir leurs engagements en incluant des clauses DBE standard dans le référentiel associé, afin de garantir l’inclusion des fournisseurs dans tous les contrats concernés.
En outre, les systèmes CLM avancés permettent aux entreprises d’intégrer les exigences de diversité des fournisseurs dans leurs stratégies de catégorie et de dépense. Alors que celles-ci comprennent l’urgence de respecter leurs engagements DEI, ces capacités intelligentes leur permettent d’intégrer plus rapidement de nouveaux fournisseurs, tout en garantissant le respect des politiques.

4 – Intégrer la conformité à la diversité dès l’intégration des fournisseurs

L’une des étapes les plus importantes pour garantir les engagements de l’entreprise en matière de diversité est le processus d’intégration des fournisseurs. À ce stade, de bonnes informations aideront les entreprises à établir de solides bases pour le succès, ainsi qu’à garantir la conformité légale, y compris en matière de diversité.
Au cours de l’étape d’intégration, les applications qui se concentrent sur la diversité et la conformité des fournisseurs peuvent automatiser la capacité d’une entreprise à :
– définir les politiques relatives aux fournisseurs, y compris les exigences en matière de documentation et de données, afin d’améliorer la conformité dès le début du processus
– obtenir une visibilité optimale sur l’état de la diversité en déclenchant un contrôle de conformité basé sur des événements et des alertes pour toute violation
– réagir à l’évolution rapide des conditions du marché ou aux nouvelles initiatives en matière de politique de diversité.

5 – Utiliser les données pour souligner le succès de la diversité des fournisseurs

Une chaîne d’approvisionnement diversifiée peut également favoriser l’affinité pour une marque. Et la technologie CLM peut aider les entreprises à mettre en valeur les réussites, en particulier lorsque les initiatives de diversité sont associées à des mesures contractuelles.

En effet, un système CLM flexible permet une intégration transparente avec des systèmes tiers de gestion de la relation client, d’achat et de gestion des dépenses ; permettant le transfert de bons de commande, des factures ou des données de paiement. Celui-ci est essentiel pour raconter une histoire autour de la diversité, car nombre d’entre eux contiennent des données cruciales sur les relations commerciales entre une entreprise et ses fournisseurs.

Grâce à l’IA et à la technologie de gestion des obligations, les entreprises peuvent évaluer les données sur la performance des relations avec les fournisseurs respectant leurs engagements de diversité. Elles peuvent également suivre plus facilement les performances par rapport aux paramètres de diversité de la chaîne. Ces informations basées sur la donnée sont particulièrement précieuses pour les entreprises qui cherchent à démontrer leurs efforts en la matière.

La technologie de gestion des contrats permet de redéfinir les politiques et d’identifier les moyens pour soutenir les initiatives de diversité des fournisseurs, ainsi que pour favoriser la réussite dans l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement. L’année 2020 a, certes, été marquée par des perturbations sur le plan économique et social, mais a aussi été l’année où nombre d’entreprises se sont mobilisées pour construire un monde plus équitable.