Le confinement dû à la Covid-19 a forcé de nombreuses entreprises à repenser leur fonctionnement. Beaucoup se sont rendu compte qu’elles n’étaient en aucun cas préparées à la situation entrainée par un tel événement. Le télétravail, pour celles et ceux qui en ont la possibilité, a de bonnes chances de devenir la nouvelle norme. De nombreux cadres découvrent que, contrairement à ce qu’ils croyaient, leurs équipes peuvent fonctionner de manière optimale à distance.
Une démocratisation du travail à distance
Les GAFA ont été parmi les premiers à faire cette démarche. Google, par exemple, a récemment annoncé qu’ils maintiendraient le travail à domicile de leurs collaborateurs au moins jusqu’en juillet 2021. Apple a déclaré qu’ils n’ouvriront pas leurs bureaux avant l’année prochaine. Twitter a également affirmé que ses salariés pouvaient travailler de chez eux de façon permanente.
Ce nouvel environnement de travail et d’affaires à distance accélère bien sûr l’adoption des nouvelles technologies. Ce faisant, il exerce également une pression importante sur les infrastructures informatiques et le personnel de nombreuses organisations. Si certaines entreprises – telles que Google, Apple et Twitter – ont pu être bien préparées à un style de travail à distance à l’échelle de l’entreprise, beaucoup d’autres ne l’ont pas été.
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Délaissés par leurs entreprises, les salariés se tournent vers des solutions tierces
Faute de solutions technologiques pour soutenir des équipes dispersées beaucoup de salariés ont été laissés à faire leur propre choix. Ils ont dû adopter toute une série d’applications et de services pour répondre aux besoins que leur entreprise n’était pas elle-même en mesure de satisfaire. Beaucoup ont été obligés d’utiliser un large éventail d’applications de collaboration, de partage de fichiers et de messagerie, telles que Zoom, Google Meet, Fuze, GoToMeeting, Cisco Webex, Microsoft Teams, Slack et autres, simplement pour pouvoir travailler normalement.
Une grande proportion de ces salariés sont des utilisateurs novices. Un vrai cauchemar en matière de support et des problèmes de sécurité potentiels pour des équipes informatiques et d’assistance déjà surchargées. Ce mélange d’applications créée de nouveaux silos au sein des organisations et même des équipes. Certains doivent jongler entre plusieurs applications de messagerie différentes pour rester en contact avec les échanges, les questions et les demandes de leurs collègues et de leurs supérieurs.
Reprendre la main sur les outils utilisés
Compte tenu de la présence prolongée de la Covid-19 dans notre société, les équipes commerciales et informatiques doivent s’adapter sur la durée. Il leur faut freiner la multiplication des applications et d’outils de collaboration. Ceci ne peut se faire qu’en travaillant avec les collaborateurs pour s’accorder sur un ensemble standard et commun à adopter. Cette adoption permettra une productivité optimale, et facilitera l’intégration des services au sein de l’entreprise
Pour l’entreprise, reprendre le contrôle ne sera pas chose aisée. Les salariés veulent des outils simples et faciles d’utilisation. Souvent, les applications et les outils grand public qu’ils ont adopté sont plus faciles à utiliser que leurs équivalents professionnels utilisés ou proposés par leur entreprise.
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Une histoire de compétences autant que d’outils
Les équipes IT doivent aussi vite que possible obtenir une visibilité sur les applications et les outils de collaboration utilisés à distance. Cela peut se faire par une simple enquête, ou en recensant les applications utilisées par les salariés, puis en analysant les performances desdites applications, vous aurez un point de départ pour déterminer autour desquelles votre entreprise peut se recentrer.
Le service informatique doit ensuite établir des politiques d’utilisation des applications. Par exemple, le stockage de données des applications cloud gratuites n’offrent pas la même sécurité que les versions professionnelles. Voulez-vous vraiment que vos salariés y partagent des documents importants ou des informations sensibles ? Communiquer sur ce sujet avec les salariés est essentiel. Il faudra qu’ils comprennent clairement les politiques d’utilisation et les raisons qui les sous-tendent. Tout aussi important, beaucoup devront être formés à l’utilisation de ces outils et applications, que ce soit par le biais de sessions web et de guides faciles d’accès pour les novices.
Entreprises, la balle est dans votre camp !
Auparavant, dans la majorité des entreprises, les collaborateurs à distance constituaient une faible part des effectifs. Par conséquent, les technologies de l’information avaient beaucoup plus de facilité à suivre le rythme. Aujourd’hui, le défi, plus immédiat que jamais, concerne toute l’entreprise. Les entreprises devront investir non seulement dans les bonnes technologies et applications, mais aussi faire attention à sensibiliser et soutenir leurs employés dans leur adoption. Elles devront aussi normaliser les procédures de soutien pour une organisation à distance.
