1 – Bien définir l’objectif et organiser
Se lancer dans l’organisation d’un évènement exige une certaine organisation, de la rigueur et l’esprit d’équipe pour répartir les actions à mener en fonction des compétences des différents acteurs que vous voulez mobiliser. Tout dépend de l’objectif de cet événement, lancer un nouveau produit, remercier des collaborateurs, fidéliser des clients, sensibiliser des journalistes ou des influenceurs…
2 – Identifier et choisir le lieu adapté
En fonction de votre projet, de la thématique choisie, du but poursuivi, des personnes conviées, le choix du lieu doit impacter votre communication et faire passer un message en termes de prestige, d’insolite et d’innovation.
Lancer un produit, réunir des fournisseurs, remercier des clients… Quel que soit l’objectif de votre événement, il mérite une approche personnalisée, et le plus souvent le savoir-faire d’un professionnel en organisation de soirée d’entreprise tel que SnapEvent. Penser aussi aux aspects pratiques : accessibilité du lieu, horaires de disponibilité, connexion internet…
3 – Choisir la date et l’heure de votre évènement
Le choix de la date est aussi important, les professionnels vous déconseillent en général le lundi et le vendredi. il convient aussi de vous renseigner en amont sur les possibilités et les disponibilités de vos invités, et de vous assurer que votre événement ne sera pas concurrencé par un événement de même type qui solliciterait les mêmes interlocuteurs.
4 – Fixer le nombre d’invités
Tout dépend de votre cible : collaborateurs, clients, partenaires, fournisseurs, journalistes, influenceurs… Une règle de sagesse consiste à inviter plus de personnes que ne peut occuper le lieu réservé, car vous aurez toujours des désistements ou des empêchements, mieux vaut trop de monde que pas assez, vous devrez faire face à un trop plein mais donnerez ainsi une image de succès à vos invités.
5 – Communiquer efficacement sur votre événement
Médiatiser votre évènement contribue à son succès. Ainsi, vous pouvez vous appuyer sur différents types de médias : médias traditionnels, journalistes avec dossier de presse, blogueurs et influenceurs, réseaux sociaux avec un hashtag dédié, … Il est également possible de mettre en avant le thème choisi et de scénariser l’événement de manière cohérente, avec des temps forts (prise de parole, démonstration, vidéo…) qui animent l’événement et surprennent vos invités.
