Utiliser des outils

Equipez-vous des outils qui vous aideront à tirer le meilleur de votre journée, et de votre temps en règle générale. Servez-vous d’applications de téléphonie mobile avec des rappels de pop-up, des minuteries pour mieux visualiser le temps qui passe. Décomposez les tâches en plages horaires et faites des pauses régulières, ce qui augmente votre productivité globale.

Suivre votre planning

Au lieu d’avoir un très grand nombre d’engagements et peu d’idée pour savoir par où commencer, mieux vaut avoir une idée claire de ce qui est important. Définissez et mémorisez vos objectifs, ce qui doit être fait et quand, et ce qui peut être repoussé. Commencez la journée avec un plan clair des points les plus importants, et consultez votre planning toute la journée pour vous ajuster si nécessaire.

Pour approfondir le sujet : 8 repères pour réussir votre journée de travail

Définir l’essentiel et éliminer le reste

La règle d’or de l’organisation est d’avoir aussi peu que possible de choses à organiser. Il vous revient de déterminer le noyau dur de vos missions professionnelles et personnelles, et d’éliminer tout le reste. Vous trouverez toujours quelque chose à organiser, rendez plutôt votre tâche réalisable.

Lecture conseillée : Management et communication : 100 exercices: Pour gérer l'incertitude et la complexité de Denis Cristol

Choisir des solutions simples et pratiques

Lorsque les systèmes d’organisation sont complexes, utilisez des outils simples qui vous facilitent la tâche. Une bonne organisation nécessite un entretien continu, prenez quelques instants chaque jour pour remettre les choses en place, comme archiver des e-mails ou ranger des papiers. N’abandonnez rien sur une pile aléatoire. Le petit laps de temps qu’il vous faut pour cela est largement inférieur au temps qu’il vous faut pour chercher quelque chose qui n’est pas correctement rangé.

Pour approfondir le sujet : Déléguer : écartez enfin les prétextes pour tout garder

Ranger par le vide régulièrement

Les situations changent, ce qui était autrefois utile devient inutile. Au lieu de laisser le désordre, vous avez intérêt faire du rangement par le vide périodiquement. Supprimer des fichiers dépassés, videz des tiroirs pour remplir des corbeilles, et vous allez y voir plus clair. Et vider vos placards et votre disque dur, c’est vider votre esprit pour mieux vous organiser.

Comment vous organiser en pratique

Concrètement si votre cerveau, votre temps et votre espace de travail doivent être bien organisés, vous allez naturellement devenir plus productif. Quelques repères :
Organisez votre cerveau
Dormez suffisamment : la privation de sommeil handicape vos capacités intellectuelles et votre équilibre psychique
Evitez le multitâche : les allers-retours entre différentes tâches pénalisent votre jugement et votre efficacité, et peuvent générer du stress.
Faites des pauses : elles permettent au cerveau de rêver et d’être créatif, un coup de pouce à votre productivité.
Organisez votre temps
Commencez par objectifs : identifiez-les et concentrez votre énergie sur eux pour comprendre ce que vous devez faire.
Décrivez votre priorité : les objectifs identifiés, se dégage votre priorité qui est ce que vous devez faire pour atteindre le plus important.
Planifiez chaque jour pour chaque tâche : cela crée des délais et met des limites à vos actions.
Organisez votre espace de travail
Tout ce qu’il faut à portée de main : dressez un inventaire minutieux de ce que vous utilisez régulièrement et écartez le reste.
Débarrassez-vous du non essentiel : votre bureau doit être complètement libéré de l’inutile, et tout ce que vous n’avez pas utilisé dans les six derniers mois doit être jeté, donné ou stocké ailleurs.
Rangez la paperasse : les piles de papiers sont des pièges d’une organisation. Au lieu de les entasser, classez-les par client ou projet, ou produit. Un document sur votre bureau doit susciter une action de votre part ou son rangement ailleurs.
Organisez votre espace de travail virtuel : même règle à appliquer que pour le papier et vérifiez vos e-mail deux ou trois fois par jour.

Pour approfondir le sujet : 5 décisions à prendre pour ne plus perdre votre temps avec les e-mails

Se projeter dans l’avenir

Pensez à celui que vous serez demain, et combien d’efforts vous devrez faire pour agir dans l’organisation que vous laissez aujourd’hui. Cette projection peut vous aider à rester organisé, et prenez soin d’exécuter aujourd’hui de petites tâches de classement ou de rangement pour gagner du temps demain.

Pour approfondir le sujet : Etre performant, grâce à la gestion intelligente de votre temps