Des organismes de formation digitalisés ? Oui, mais à première vue seulement
Comme beaucoup de secteurs, la formation professionnelle souffre d’un retard dans sa digitalisation. Mais pas forcément à première vue. Ainsi, elle a bien intégré les outils “visibles“ du marketing et de la communication digitale : site web, stratégies de référencements payant ou naturel, campagnes emailings, réseaux sociaux… De même, certains organismes de formation ont déjà fait évoluer leurs formats pédagogiques en incluant les différentes formes de e-learning (classes virtuelles, plateformes LMS Learning Management System, formations multi-modales…) dans leurs parcours jusqu’à s’y spécialiser avec quelques succès spectaculaires, à l’image d’OpenClassroom. Mais la digitalisation des processus (workflows) et la création de bases de données – socles de la transformation digitale – sont encore des sujets stratégiques obscurs, difficiles à mettre en place dans ces structures malmenées par les réformes fréquentes.
Les temps changent !
Sans équivoque, la digitalisation doit se mettre en marche forcée. Les organismes de formation n’y couperont pas, au risque de disparaître. Première raison : la crise sanitaire. Les 3 mois – au minimum – sans activité présentielle ont malheureusement sonné le glas des structures qui n’étaient pas prêtes à tout piloter à distance. Celles qui avaient la capacité de s’adapter (rapidement) ont pu limiter les dégâts. Mais la majorité des acteurs du secteur ont quoiqu’il en soit subi des pertes de chiffre d’affaires importantes, accentuées par le fait que leurs clients, les entreprises consommatrices de formations étaient elles aussi à l’arrêt. Résultat : une partie conséquente des professionnels de la formation ont utilisé ce temps libre forcé pour se pencher sur l’optimisation de leurs fonctionnements externes ET internes.
Une forte reprise de l’activité qui fait passer – à tort – la certification Qualiopi au second plan
Car le temps presse. Certes, la certification qualité (Qualiopi) obligatoire pour percevoir des financements publics a vu sa date de mise en œuvre repoussée d’un an. Certes, le système actuel basé sur une démarche qualité référencée par le Datadock reste actif jusqu’au 31 décembre 2021 au lieu de 2020. Mais beaucoup ont compris l’intérêt de passer cette certification en avance, c’est-à-dire dès maintenant, sans doute motivés par le délai de renouvellement exceptionnellement poussé à 4 ans au lieu de 3. Grand bien leur a pris, car pour ceux qui ne franchissent pas le gué, le calendrier s’accélère fortement. Depuis juin, l’activité commerciale des organismes de formation s’est nettement intensifiée dans le but de compenser (à la marge) la perte de chiffre des mois de confinement. Pas vraiment de temps pour se pencher surla mise en place d’un outil de gestion administrative ! Et septembre a vu “les affaires reprendre”. Fort même. Les efforts commerciaux déployés les mois précédents paient, tandis que de leur côté, les entreprises souhaitent dépenser le budget formation qu’elles n’ont pas utilisé de mars à août. Soit six mois à rattraper de chaque côté ! La situation actuelle est donc tendue. Il faut à la fois répondre aux attentes des clients (pressés !), des prescripteurs (qualité ! qualité ! qualité !), des banquiers (pour honorer les remboursements des emprunts) alors que la durée du travail n’est pas extensible.
Sans compter l’incertitude liée à la situation sanitaire. À nouveau, les événements et manifestations sont annulés. Les regroupements sont limités voire interdits. Le spectre d’un re-confinement global plane au-dessus de nos têtes, menaçant les activités de chacun dans cette année déjà fortement raccourcie. Nous sommes en septembre, il manque 6 mois à notre année, 2 pourraient encore – au pire ? – être soustraits. Le calcul est simple, les organismes de formation ont entre 4 et 6 mois pour faire leur chiffre d’affaires.
La digitalisation, la clé pour mener de front les différents chantiers
Les publications de certains OF sur les réseaux sociaux le prouvent chaque jour : il est possible d’assurer une charge de travail doublée tout en supportant l’audit de certification Qualiopi. Cela signifie que les process ont changé dans les organismes de formation candidats. Ils ont instauré une démarche qualité répondant aux 32 indicateurs dont les auditeurs contrôlent l’existence de preuves (souvent des documents réglementaires obligatoires, mais pas que !)
Pour la plupart d’entre eux, ce qui rend les choses possibles c’est qu’ils ont opté pour un outil de gestion administrative moderne. Un outil qui permet de produire ces preuves ou de les stocker. Tout au même endroit, dans un seul outil. Ils gagnent du temps parce que les documents sont générés automatiquement. Ils gagnent du temps parce que l’outil les aide à respecter leurs obligations. Ils gagnent du temps parce que le papier disparaît, ne doit donc pas être archivé et retrouvé (péniblement) en cas de contrôle. Ils gagnent du temps quand l’outil évolue en même temps que la réglementation et leur permet de ne pas se perdre dans les méandres des textes de lois parfois obscurs. Les organismes de formations sont composés d’experts de la transmission de savoirs et de compétences. Pas de juristes.
