Le central téléphonique ou standard téléphonique est un système qui vous permet de gérer efficacement vos appels et d’améliorer votre relation client. La mise en place d’un central vous permet d’améliorer votre image de marque et de mieux satisfaire votre clientèle. Cependant, installer un standard téléphonique ne suffit pas pour avoir de bons résultats. Vous devez le rendre plus fonctionnel et performant. Les scénarios automatisés vous permettent de booster la productivité de votre standard sans réaliser de grands efforts.
Qu’est-ce qu’un scénario automatisé dans un central téléphonique ?
Un scénario automatisé est un dispositif dont le but est de partager une information précise à toutes les personnes qui contactent votre central. Un message précis est communiqué aux appelants, clients et prospects afin de leur offrir une réponse instantanée lorsqu’ils essaient de vous contacter.
Vous avez déjà appelé le service client d’une entreprise à plusieurs reprises et remarqué que le message d’accueil reste le même ? C’est un scénario programmé. Il permet à l’entreprise de communiquer plus efficacement avec ses prospects ou ses clients. Les messages sont envoyés à l’aide d’un ordinateur configuré par un installateur professionnel. Ce système est uniquement compatible avec le central téléphonique VoIP, l’avenir de la téléphonie, vous devez donc vous tourner vers un professionnel compétent qui maîtrise cette technologie.
Le rôle du scénario automatisé est de répondre rapidement aux questions qui sont fréquemment posées au standard. Le scénario peut également fournir des conseils ou des recommandations pour les situations préprogrammées dans le système. Enfin, il redirige les clients vers les opérateurs appropriés pour des demandes précises ou qui requièrent l’intervention de professionnels.
Les avantages de l’utilisation de scénarios automatisés
Les scénarios automatisés sont conçus pour offrir une meilleure expérience aux personnes qui contactent un central téléphonique. Grâce à ce système, tous les appels entrants sont décrochés, ce qui augmente le taux de satisfaction des clients.
Le scénario automatisé simplifie aussi les missions des opérateurs, ce qui les rend plus efficaces et productifs. Étant donné que les appels entrants sont filtrés, les agents du standard téléphonique pourront offrir un service fluide et qualitatif. De plus, l’intégration de scénarios automatisés permet à l’entreprise de réduire ses coûts. Cette solution est nettement moins onéreuse et beaucoup plus efficace que le recrutement d’opérateurs supplémentaires.
Comment les mettre en œuvre dans votre central téléphonique ?
Pour mettre en place un scénario automatisé dans votre standard téléphonique, vous devez d’abord définir un objectif. Identifiez donc les points à améliorer au niveau de votre central. Souhaitez-vous augmenter la satisfaction des clients ou séduire les prospects réticents ?
Après la définition de votre objectif, réalisez le schéma de votre scénario. Concrètement, définissez les suites d’actions que doit contenir ce système. À cette étape, vous aurez besoin de l’aide d’un spécialiste. Il vous aidera aussi à sélectionner les outils pour mettre en place le scénario automatisé dans votre central téléphonique.
Le choix de ces outils dépendra des fonctionnalités dont vous avez besoin pour satisfaire vos besoins actuels. Privilégiez ceux qui sont simples à utiliser et dont toutes les options vous seront utiles.
