La gestion des finances d’une entreprise est une responsabilité délicate pour tout entrepreneur ou responsable d’entreprise. Aujourd’hui la technologie apporte un soutien et la rend beaucoup plus facile. Avec un système de gestion de trésorerie complet, il est devient très simple de gérer vos dépenses et les fonds qui entrent. Néanmoins, choisir le bon logiciel de gestion de trésorerie est souvent délicat en raison de la profusion de solutions disponibles. Pour vous aider voici les 6 points-clés à valider pour choisir un Iogiciel de gestion de trésorerie
1- Définissez en amont vos besoins et exigences
ll existe une large sélection de logiciels de gestion de trésorerie disponibles sur le marché, mais tous n’offrent pas les fonctionnalités. Assurez-vous que la solution possède les fonctionnalités clés requises. Veillez à ce que le logiciel prenne en compte charge vos processus clés. Faites une liste des fonctionnalités clés dont vous avez besoin et hiérarchisez-les, pour pouvoir spécifier vos exigences et évaluer la pertinence de différentes solutions. A priori tout bon logiciel inclue la prise en charge d’opérations traditionnelles (plusieurs devises, consolidation automatique des prévisions, la vue jour/semaine/mois, etc.). Concentrez-vous sur les fonctionnalités qui vont impacter la qualité de vos prévisions de trésorerie ( suivi de trésorerie inactive, politique de date de paiement, retards de paiement)
2 – Choisissez entre la version Web et la version hors ligne
Les systèmes de gestion de trésorerie sont souvent proposés en deux variantes, l’une est une version Web livrée en tant que SaaS et l’autre installée et implémentée localement sur vos systèmes. Vous devez choisir entre les deux et découvrir lequel d’entre eux correspond le mieux à vos besoins. Les modèles sur le Web sont généralement basés sur un modèle d’abonnement avec des mises à jour régulières fournies alors que la version installée localement nécessite généralement l’achat du logiciel.
3 – Déterminez le degré d’automatisation des opérations financières
Le meilleur système de gestion de trésorerie automatise un grand nombre d’activités financières, d’opérations de gestion de compte, de comptabilité, de gestion fiscale, ou encore le processus de reporting… Vous devez bien jauger la mesure dans laquelle vous souhaitez automatiser vos tâches et conserver du travail manuel. Par rapport à la satisfaction que vous voulez apporter à votre clientèle, vous devez identifier s’il vous devez lui fournir un accès en ligne. Les deux types de systèmes existent sur le marché : l’un autonomise le client et lui permet d’accéder aux informations de son compte en ligne ; l’autre n’implique pas le client à ce stade.
4 – Assurez-vous de pouvoir tester le logiciel
Même si le logiciel possède toutes les fonctionnalités clés nécessaires que vous avez définies, et même si vous êtes assuré qu’il satisfait de nombreux utilisateurs, vous devez pouvoir la tester. Lorsque vous démarrez votre déploiement de test, mieux vaut valider que le processus de déploiement a été bien planifié. Le logiciel doit vous guider tout au long des étapes du déploiement d’une manière logique et dans le bon ordre. Pendant la période d’essai, assurez-vous que toutes les fonctionnalités que vous avez répertoriées existent et sont faciles à utiliser. Plus la solution est conviviale, moins vous rencontrerez de résistance lors du déploiement à l’échelle de l’entreprise. N’oubliez pas aussi de vérifier que les intégrations requises sont faciles à créer.
5 – Assurez-vous de connaître dès le départ le prix total
L’utilisation d’un logiciel utilisant le modèle de licence traditionnel vous engage à long terme, alors que la solution basée sur le cloud est beaucoup plus flexible. Il est parfois difficile de voir le budget total de l’achat d’un logiciel, particulier lorsqu’il s’agit du modèle de licence traditionnel pour lequel le prix peut se composer de plusieurs composants individuels, comme payer séparément l’application, la maintenance, les mises à jour et le conseil. Si le logiciel est installé sur votre serveur, vous devez prévoir une variété de coûts internes (frais de matériel et de logiciels liés à l’hébergement et les frais de personnel liés à la maintenance). Mieux vaut dans ce cas payer un abonnement mensuel fixe qui comprend tout pour ne pas avoir de surprise. La tarification basée sur le cloud est beaucoup plus simple. Vous payez un abonnement mensuel fixe qui comprend l’utilisation de la solution, les services d’assistance et les mises à jour.
6 – Validez le soutien du fournisseur de logiciel
Le fournisseur doit disposer d’un service d’assistance pour vous assister par e-mail ou téléphone. Assurez-vous également que le service d’assistance n’entraîne pas de frais supplémentaires. Certain éditeurs de logiciels traditionnels facturent des frais supplémentaires pour l’assistance, même s’ils offrent un service cloud. Vous devez également savoir comment le fournisseur gère les problèmes et à quelle fréquence les clients sont informés en cas de problème.
