Votre lieu de travail a une surface limitée et un prix au m2 qui exige que vous l’utilisiez autant que possible de manière efficace. Pour réussir cette utilisation au mieux vous devez prendre en compte certaines variables, et avant de commencer à réorganiser les bureaux, à déplacer vos collaborateurs ou à changer la dynamique de vos bureaux, mieux vaut respecter certains conseils de base en matière de space planning.

Définir vos besoins et planifier la nouvelle organisation

Faire un plan vous montrera toute l’étendue du changement, vous aidera à définir des repères, à coordonner la transition et à évaluer les coûts.
Une planification réussie de l’espace commence par la compréhension de vos objectifs, et la définition de ce que vous voulez retirer de votre lieu de travail, comme par exemple plus d’espace disponible pour accueillir la croissance de l’entreprise, la doter d’une meilleure organisation, insuffler une culture et une ambiance de travail améliorées pour les collaborateurs et les clients, profiter d’une utilisation de l’espace optimisée, augmenter votre chiffre d’affaires et/ou baisser le coût par mètre…
Une fois votre objectif défini, vous pouvez le planifier. Vous devez passer en revue les concepts de planification de l’espace pour comprendre les avantages et les inconvénients des options, et comprendre comment elles peuvent s’intégrer dans le lieu de travail, en déclinant vos besoins en bureaux ouverts, espaces de travail, connexions, salles de réunion…

Plonger dans l’aménagement de l’espace en concertation

Une fois que vous avez une idée de ce que vous voulez réorganiser, mieux vaut le présenter à vos collaborateurs, et prendre ainsi de l’avance sur les critiques ou les désagréments qui découleraient d’une refonte du lieu de travail. Une idée qui plait à celui qui l’a élaborée, peut décevoir voire démotiver l’équipe concernée. Des échanges francs et approfondis mettront en évidence les faiblesses de votre plan de travail et les points dans lesquels vous pouvez l’améliorer. L’adhésion de l’équipe acquise, reste à clarifier et bien préciser les questions d’optimisation comme :
– bien anticiper la croissance et concevoir au départ une occupation inférieure au maximum pour vous ménager des espaces de croissance.
– diversifier les espaces en distinguant espaces collaboratifs, parties privées, espaces technologiques, salles de réunion … en gardant à l’esprit la bonne dynamique des espaces, proportionnelle à la fréquence à laquelle ils seront utilisés.
– faire attention à l’environnement de travail, avec des fonctionnalités à respecter comme l’éclairage et le bruit pour favoriser l’efficacité et le confort des collaborateurs.
– prendre en compte dans votre projet les fonctionnalités de construction statiques que vous ne contrôlez pas telles les fenêtres, les issues de secours, et concevez autour de celles-ci.
– incorporer la technologie en collaboration étroite avec le service informatique pour tenir compte des exigences techniques des téléphones, ordinateurs, photocopieurs, et serveurs. Mieux vaut créer un plan informatique spécifique en profitant de l’opportunité améliorer le fonctionnement de la technologie sur votre lieu de travail.
– garder à l’esprit la taille bureaux et le besoin d’espace chaque collaborateur pour qu’il travaille confortablement
– planifier autant l’espace concerné que les personnes qui l’utilisent