Le cabinet néerlandais de comptabilité, de conseil et d’audit Flynth a mis en place dans une de ses antennes de la banlieue d’Eindhoven une politique de « zéro papier » pour ses archives, rapporte le site néerlandais Intermediair.nl. Le bilan est largement positif, selon l’article, car non seulement l’entreprise, qui compte 1800 collaborateurs pour un chiffre d’affaires de 158 millions d’euros, a une démarche écologique et montre qu’elle est socialement responsable. Mais en plus, cette politique du « zéro papier » est économique, et peut même être source de bénéfices. Un exemple à suivre ?

Les archives deviennent digitales

C’est presque un cliché, une entreprise qui propose des services comptables et administratifs est une organisation qui traditionnellement “brasse du papier”. En outre, l’obligation fiscale et sociale de conserver des documents a toujours contraint les entreprises à empiler les papiers avant de  les stocker, les archiver et … les oublier par manque de temps, de les trier de nouveau pour se débarrasser des plus anciens.  Pour un cabinet comptable, il s’agit en outre de conserver, à côté de ses propres documents, ceux de ses clients.

Or, le cabinet Flynth, aux Pays-Bas, a décidé de tendre le mieux possible vers le “zéro papier”. Pour la tenue des archives, une des antennes de Flynth, qui était située à  Etten-Leur (banlieue d’Eindhoven), disposait d’un vaste local. L’entreprise a décidé de se débarrasser des archives papier et de se lancer dans le tout numérique. Avec l’arrivée de la digitalisation, il devient de plus en plus simple d’économiser le papier. Et les administrations fiscale et sociale acceptent de plus en plus volontiers la conservation de documents sous format électronique.

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Une démarche écologique et source de profits

Ce grand nettoyage libéra la grande zone d’archivage. Flynth a alors décidé de louer cette surface inoccupée à TopConsultants, une entreprise qui partageait  les locaux avec elle et qui était de son côté à la recherche de surfaces de bureaux supplémentaires suite à une croissance interne. Très vite, les responsables de Flynth se sont rendus compte que la digitalisation des archives avait été source de profits : celui généré par les loyers mais aussi des profits indirects liés notamment à l’économie du temps consacré à l’archivage physique. De plus, les processus opérationnels se sont nettement améliorés et raccourcis ; sans oublier l’économie réalisée sur les fournitures de bureau (papier, chemises, cartons d’archivages, marqueurs, agrafes, trombones…).

Bien sûr, un bureau complètement zéro papier ne peut pas exister, tout le monde en est conscient, à commencer par le personnel de Flynth. Pourtant, riche de l’impulsion donnée par cette campagne de désarchivage, chacun fait désormais un réel effort pour s’en approcher le plus, en évitant d’imprimer en double, en récupérant du papier à titre de brouillon etc. Il va de soi que la digitalisation facilite grandement cet effort. Autrefois, il fallait imprimer des rapports à chaque étape de leur révision et leur actualisation ; puis les imprimer pour chaque destinataire, une fois finalisés. Il fallait aussi transporter des documents entre les bureaux de La Haye et de Etten-Leur. Dans l’espace/temps digital, ceci n’est plus du tout d’actualité. Voilà encore un gain précieux de temps et d’argent, sans oublier le  bénéfice environnemental. A méditer, à reproduire…

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Après avoir été dans une première vie assistante de président dans le BtoB et le BtoC, Anne à 44 ans réussit une reconversion professionnelle pour être responsable en ressources humaines. Après 7 ans d’exercice en entreprise, elle exerce aujourd’hui en freelance comme DRH en temps partagé. Trilingue (anglais, néerlandais et français), au service du dirigeant, son challenge est le changement pour le bien-être des salariés. Parmi ceux qui disent mettre l’homme au coeur de l’organisation, combien le font ? Manager les hommes se résume en trois mots : empathie, fermeté et exemplarité. Elle prépare sa troisième vie en écrivant des articles et en commençant une thèse de doctorat…