Mettre en place un cadre…

Piloter une réunion, c’est avant tout assurer un cadre, une organisation et des expertises utiles pour la prise de décisions.  La méthode TOPP vous permet de clarifier le contenu et la raison d’être du meeting, en déterminant en amont l’objet de la réunion, son objectif et sa progression. Grâce à ce cadrage, vous aurez uniquement à vous concentrer sur la gestion des idées et des participants durant la réunion.
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… à partir de 4 éléments

Cela suppose de définir 4 grands facteurs :
– « T » : un thème. De quoi parle-t-on ? Résoudre des problèmes d’organisation sur le chantier d’un client, augmenter la productivité d’une chaîne de montage, etc. Et tenez-vous en à un seul sujet ! Car il serait illusoire de croire que vous pourrez tout régler en une seule réunion. L’ordre du jour doit être réaliste.
– « O » : un objectif. Où va-t-on ? Il s’agit de recueillir les avis des différents services pour améliorer la communication avec les clients, présenter une nouvelle organisation de travail, etc. Ce but est à rappeler au début de la réunion afin de  cadrer d’entrée de jeu, les débats.
– « P » : participants. Avec qui y va-t-on ? Partez du principe que ce sont les compétences et l’implication de chacun, quant au sujet abordé, qui vont déterminer le bienfondé de leur participation. Si des personnes extérieures ou plus éloignées sont convoquées, c’est dans un but précis : parce qu’elles apportent un autre regard, parce qu’elles seront plus impliquées dans un futur proche, … Les participants doivent se sentir concernés !
– « P » : un plan. Comment y va-t-on ? Vous avez prévu le déroulement de la réunion, l’ordre du jour des points à traiter, étapes par étapes (état des lieux, recueil des suggestions, proposition de solutions et mise en place d’un échéancier). Ils ont été clairement définis et priorisés en amont du meeting. Et vous affichez ce fil conducteur pour que chacun visualise la progression des débats. Et au bout du compte, vous arrivez à la prise d’une décision.
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Se préparer pour atteindre son objectif

Ce TOPP doit être transmis à tous les participants, quelques jours avant la réunion, avec toutes les informations pratiques telles que le lieu, l’heure et la durée de la réunion, afin qu’ils puissent donner leurs avis, suggérer si besoin des ajustements et commencer à préparer leurs arguments. Parce que , faut-il le rappeler, se préparer, c’est se donner les moyens d’atteindre ses objectifs !
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