Un cadre passe en moyenne 16 ans en réunion

Les cadres ont deux obstacles fondamentaux à la gestion de leur temps : les Managers et Meetings (réunions). Le manager est payé pour interrompre les membres de son équipe, pour faire le point, se rassurer et pour mille autres prétextes. Les meetings poussent également les personnes à travailler, à obtenir des résultats tout en en faisant perdre… ! Du coup, ils surfent sur Twitter, lisent Cadre et Dirigeant Magazine ;-) sur le net en attendant de pouvoir produire. Au final, la plupart des cadres, en particulier les créatifs et les commerciaux, produisent en dehors des murs de l’entreprise, dans leur voiture, chez eux ou ailleurs. Pour y remédier, Jason Fried propose de supprimer les réunions. Tous les managers que j’ai rencontrés en ont totalement assez des réunions,  interminables, inutiles, ennuyeuses, qui souvent sont démotivantes et n’impliquent pas.
Lecture associée – Réunion : 5 idées pour faire bonne impression dès le départ

Supprimer 80 % des réunions

Ceci dit, je ne connais aucun manager qui plébiscite la suppression des réunions. « Quand même, les réunions sont utiles. Comment faire avancer les projets ? » Que faire ? Un cadre passe en moyenne 16 ans de sa vie active en réunion, selon un article du Figaro, qui se rapporte à une étude du cabinet de recherche Perfony. Perte de temps mais aussi perte d’argent, le coût annuel d’une réunion hebdomadaire de 2 heures pour 200 personnes approcherait le million d’euros ! Je vous propose la recette suivante, à faire pendant la période la plus opportune par rapport à votre activité : supprimez 80% de vos réunions, et comptez ceux qui remarqueront la différence. Pour les 20% qui restent, osez des réunions de 20 minutes MAX, et allez chercher les meilleures pratiques pour que celles-ci soient agréables, utiles et efficaces. Faites un débriefing. Après une semaine, ne restent en général que les réunions véritablement indispensables. Savourez. Et si vous essayiez ?!
Lecture associée  5 astuces pour gagner du temps et travailler plus intelligemment

Règles pour réussir une réunion

La réunion doit viser l’efficacité et la productivité par la dynamique de groupe. Pour les réunions que vous n’avez pas supprimées, mieux vaut bien les préparer et suivre les basiques de leur réussite :
–  Fixer un thème et un objectif : informer, échanger, négocier, décider, résoudre…
–  Nommer un responsable de l’organisation de la réunion
–  Choisir un lieu de réunion adapté
–  Définir un ordre du jour précis
–  Envoyer une synthèse des documents nécessaires
–  Préparer votre intervention (transparents, diapos, vidéos…)
–  Commencer à l’heure, sans attendre les retardataires
–  En début de réunion, reformuler le sujet et l’ordre du jour
–  Désigner celui qui prend des notes pour faire un compte-rendu
–  Distribuer la parole aux participants
–  Veiller à ce que chacun puisse s’exprimer
–  A la fin, énoncer les décisions prises, les faire valider par les participants
–  Indiquer la date à laquelle le compte-rendu de réunion sera communiqué
–  L’envoyer aux participants pour validation du contenu et des décisions

[asa]2710126036[/asa]

Et n’oubliez pas : « Se réunir est un début ; rester ensemble est un progrès ; travailler ensemble est la réussite. » Henry Ford
Lecture associée – Comment briller en réunion, même si vous connaissez mal le sujet