Identifier les urgences objectives

La première règle. Dès qu’une tâche arrive sur votre bureau, dès qu’une demande ou une injonction vous parvient par e mail ou par téléphone, traitez-là systématiquement en vous posant des questions suivantes. Constituez-vous un petit tableau avec 4 questions filtres : le travail des autres en dépend-il ? Un retard dans son traitement pourrait avoir des conséquences négatives sur l’organisation et son environnement ? Est-ce que cela me rapproche de mes objectifs ? Suis-je le seul à pouvoir exécuter cette tâche ? Si vous répondez oui à 3 questions, vous pouvez considérer cette tâche comme urgente. Sinon, planifiez-la de nouveau dans votre agenda ou déléguez-là.
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Sachez vous déconnecter

Nous sommes tous connectés toute la journée. Qui n’éprouve pas une petite pointe d’excitation à la vue de l’arrivée d’un e-mail ? Résistez-vous à l’envie de l’ouvrir systématiquement ? Et les appels skype ? Décrochez vous à chaque fois ? Fixez-vous des horaires pour être connecté(e). Accordez-vous du temps pour faire vos e-mails le matin à l’arrivée, puis le midi et le soir avant de partir. Le reste du temps, désactivez vos avertissements de messagerie. Vous verrez que vous gagnerez en sérénité. Testez les meilleurs moments pour vous dans la journée pour répondre à vos messages et essayez de vous y tenir.
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 Prenez le temps

On repousse toujours au lendemain les travaux de fond, les tâches importantes alors que cela devrait souvent constituer plus de 50 % de votre travail quotidien. Cette procrastination souvent inconsciente vous fait réaliser les tâches plus superficielles et perdre en qualité de travail. Prenez le temps de réfléchir, d’échanger avec vos équipes, de traiter des dossiers de fond. Pour cela, posez des limites. Sachez fermer la porte de votre bureau, déconnectez messagerie et téléphone. Prenez bien soin d’en avertir vos collaborateurs avant en disant : « je m’isole deux heures pour travailler sur ce dossier et je ne veux pas être dérangé(e) ». Nous résistons souvent difficilement au sentiment d’être indispensable, mais vous prendrez vite goût à ces petits moments de tranquillité.
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Planifiez et faites planifier

La dernière règle : mettre en place systématiquement une « to do liste ». Vous pouvez le faire de façon hebdomadaire, c’est-à-dire le vendredi soir ou le lundi matin pour la semaine, ou quotidiennement, c’est-à-dire tous les soirs avant de partir. A voir quelle est la meilleure fréquence pour vous. Prévoyez 10% à 20 % de votre temps pour des urgences objectives potentielles. Cela veut dire qu’il n’est pas nécessaire d’être trop ambitieux. Equilibrez votre temps entre les tâches importantes et les tâches urgentes, entre les tâches chronophages et les tâches rapides à réaliser.

Evitez de lister trop de tâches chronophages dans la même journée, restez lucide car cela pourrait vous décourager. De même, demandez à vos équipes d’en faire autant. Il existe de petites applications souvent gratuites sur les smart phones pour faire des to-do-lists intelligentes.  Pour finir, toutes ces règles peuvent vous sembler difficiles à mettre en place notamment au début. Persévérez. Vous verrez que très vite, elles vont vous permettre de ressentir plus de sérénité et donc d’augmenter la qualité de votre travail. Elles deviendront ainsi une seconde nature.
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1 COMMENTAIRE

  1. Ce que décrit cet article sont des tâches préventives, mais quand on est vraiment au fond du vortex de la spirale de l’urgence, il faudra adopter des mesures curatives. Je recommande particulièrement l’option porte-serviette, sherpa ou stagiaire, un jeune qui sera trop heureux d’apprendre le métier, le vrai, sur le champ de bataille, et vous serez 2 cerveaux, 4 bras et 4 jambes.

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