Pour mettre la méthode ZTD dans son contexte, son auteur, Léo Babauta, à un moment de son existence, s’est lui-même senti dépassé par ses projets, et n’en voyait pas le bout malgré des journées à rallonge, ce qui le déprimait. Après introspection, constatant que sa désorganisation chronique et sa tendance à l’éparpillement jouaient contre lui, il a mis au point la méthode « Zen To Done » pour parvenir à cadrer son activité et atteindre ses objectifs.

Un objectif après l’autre

Selon lui, le premier ajustement à faire pour réussir consiste à revoir votre liste de priorités et d’objectifs pour en choisir seulement un. Il préconise un seul et unique objectif par an, personnel ou professionnel, clair, net et bien défini. Organiser son mariage est un objectif par exemple, organiser son mariage et se former à un nouveau métier représentent deux objectifs, il vaut mieux selon l’auteur viser une seule chose à la fois pour être sûr de s’y épanouir pleinement.

Un plan d’action stratégique

L’objectif annuel défini, vous devez maintenant lister l’ensemble des actions à mener pour l’atteindre, les délais à respecter et les intervenants et les ressources dont vous avez besoin. Comme une entreprise monte son business plan, vous créez votre plan d’action stratégique, par écrit, étalé sur 12 mois. L’approche ZTD revient à estimer que l’objectif final est atteint en additionnant l’ensemble de sous objectifs et de petits pas qui constituent le plan d’action, ces derniers étant formalisés par écrit, ce qui permet d’organiser les priorités et d’emmagasiner son objectif comme un mantra.

La to do list : petits pas et superflus

Vos journées peuvent désormais s’organiser autour de ces petits pas à accomplir pour atteindre votre objectif annuel. Votre to do list quotidienne ou hebdomadaire mentionnera des tâches prioritaires, c’est-à-dire celles relatives à votre objectif, et des tâches dites « superflues » (toutes les autres). L’auteur préconise de fixer une à trois tâches prioritaires par semaine au maximum, pour ne pas se sentir submergé et pouvoir vous consacrer aussi au superflu. Enfin, il conseille de ne pas lâcher vos tâches prioritaires avant de les avoir terminées, le seul moyen de se sentir soulagé.
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De petites habitudes pour réussir

Enfin, rester organisé sur le long terme nécessite des bonnes pratiques quotidiennes. L’auteur préconise d’introduire trois ou quatre nouvelles habitudes à votre vie et de vous battre pour les conserver. Vous battre, c’est la bonne expression, car changer d’habitude n’est pas facile ! Vous devez vous forcer, répéter votre habitude même si elle semble contre-intuitive, jusqu’à ce qu’elle fasse partie intégrante de votre vie.

1 – Notez toutes vos pensées
Parmi les bonnes habitudes, avoir un carnet ou une application sur soi, et noter en permanence vos idées, les tâches qui vous reviennent en mémoire ou toute information importante à retenir. Tout consigner, tout collecter épargne à votre esprit les pensées parasites et fatigantes.
2 – Gérer vos emails
Gérer votre boîte de messagerie au moins une fois par jour en commençant par les premiers messages de la journée. Un à un, lire vos mails et décider de répondre (passer à l’action tout de suite si moins de 2 minutes suffisent), le jeter, l’archiver, déléguer, le transférer dans votre to do list.
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3 – Trier tout, tout de suite
Vos informations, le courrier, l’administratif, vos objets…  Trier tout et tout ranger tout de suite pour ne pas vous faire submerger.
4 – Faire le point régulièrement et vous féliciter
Chaque semaine, faire le point sur les tâches accomplies, l’avancement de votre objectif, ce qu’il reste à faire, ce que vous avez déjà accompli, et si besoin revoir vos priorités et votre plan d’action, car rien n’est jamais figé. Vous féliciter régulièrement pour vos avancées.
5 – Trouver vos passions
Enfin, pour vous sentir heureux et épanoui, privilégier la quête de tâches et d’objectifs qui vous passionnent dans votre vie quotidienne, votre ambition et vos valeurs.

En appliquant la méthode Zen To Done, petit à petit, pas à pas, vous atteindrez votre objectif annuel en toute sérénité… Sans stresser !
L’ouvrage s’appelle plus exactement « Tout réussir sans stresser grâce à la méthode ZTD ». Il est disponible aux éditions Leduc.s. Léo Babauta qui prodigue ses conseils sur son blog Habitudes-Zen.net, est l’auteur de l’ouvrage « L’Art d’aller à l’essentiel » qui a rencontré un certain succès en France.