Avec le coronavirus et le confinement, de nombreuses entreprises et organisations se retrouvent à devoir généraliser le travail à distance de leurs salariés. Si ce dernier peut être source d’opportunités pour l’entreprise et ses collaborateurs, il demande néanmoins des outils spécifiques. Voici quelques pistes pour faire en sorte que le travail à distance se passe le mieux possible.

Une transition inédite

Certaines entreprises, salariés, ou même étudiants sont habitués au travail à distance. Pour eux, période de confinement ou non, c’est un système habituel. Mais, nombreux sont ceux qui n’en n’ont pas l’expérience.
Le travail à distance, ou télétravail, bien qu’encore rare, est de plus en plus répandu partout dans le monde. Depuis 2005, aux États-Unis le nombre de télétravailleurs dans le monde a augmenté de 159%1. En France,  on dénombre 5,2 millions de personnes travaillant à distance2 (+700 000 en un an) Ces dernières représentent presque un tiers des effectifs des entreprises de plus de 10 salariés. Des chiffres qui seront, plus élevés après le confinement, car une multitude d’entreprises et de salariés vont réaliser que oui, le télétravail et la collaboration fonctionnent. L’entreprise reste tout aussi performante, les salariés efficaces, le tout avec plus de flexibilité .

Une réussite qui est due à une bonne organisation et des réponses adaptées aux défis du télétravail. Bien que cet article se concentre sur les organisations commerciales, nombre des recommandations peuvent également s’appliquer aux établissements d’enseignements

Quels défis pour le télétravailleur ?

La première question est celle du matériel : pour travailler à distance, il faut un ordinateur, évidemment, mais également un VPN et une solide connexion internet. Ce dernier paramètre est d’autant plus important que le confinement généralisé va entraîner une grande pression sur la bande passante.

L’enjeu principal du télétravail est de savoir si les salariés seront capables de traiter et de télécharger à temps leurs fichiers. Une mauvaise connectivité, ou des insuffisances d’applications ralentissent la productivité de nombreuse manière. Un VPN de mauvaise qualité et une connectivité médiocre font perdre des heures de productivité aux salariés et est source de frustration.

Ce problème est d’autant plus présent lorsqu’on parle de fichiers massifs. Certains secteurs (finance, assurance, santé) gèrent des montagnes de dossiers. Pour les étudiants, qui ont également beaucoup de travail avec leurs nombreuses matières, la quantité de documents à traiter n’est également pas à négliger. Cette perte de temps dans le traitement des documents entraîne des retards dans la réponse aux clients, une perte de revenus et des accords de niveau de service manqués.

Une solution pratique : les programmes de compression PDF pour réduire la lourdeur des fichiers

Face à la quantité de fichiers à télécharger et traiter à distance, une manière très rapide de simplifier grandement le quotidien des salariés est la compression avancée des documents. En effet, compresser les documents permet de réduire le poids des fichiers à échanger ou télécharger. La compression peut réduire de moitié, voire plus, le temps de téléchargement des fichiers. Combinée avec les solutions de traitement de documents PDF (pour les rendre consultables et modifiables en mode texte), la gestion globale de documents devient beaucoup plus rapide, facile et sécurisée.
Les collaborateurs ont ainsi facilement accès à leurs applications, données et fichiers. Mettre en place un tel système facilite non seulement les opérations de l’entreprise pendant le confinement, mais aussi après !

En réduisant au minimum les retards dans le flux de travail et la frustration des équipes , vous pouvez vous assurer de maintenir les coûts au plus bas et de diminuer la rotation du personnel. Enfin, la possibilité de traiter les demandes plus rapidement peut accroître considérablement la satisfaction des clients, dans ces circonstances de travail inattendues et au-delà. En outre, les multiples couches de sécurité offertes par les solutions de compression et de traitement PDF garantissent la sureté des documents, parfois mise à mal par les hackers et pirates , dans un contexte d’utilisation massive d’internet.

L’humain, un facteur à ne pas négliger

Une dernière chose à se rappeler : derrière un écran et de l’autre côté du téléphone se trouve un humain. Faites-lui confiance pour travailler de son mieux, mais mettez en place de quoi assurer un suivi en cas de problème. Faites-en sorte que les membres de l’équipe puissent communiquer sans difficulté et en temps réel. Des interactions régulières (mais pas trop, au risque que les collaborateurs se sentent « fliqués ») permettent de lutter contre la sensation d’isolement qui peut affecter négativement même les meilleurs d’entre nous.
Réussir un télétravail, c’est fournir les meilleurs outils possibles, mais également s’assurer que « l’outil » principal, l’humain, fonctionne au mieux.

1 https://www.flexjobs.com/blog/post/flexjobs-gwa-report-remote-growth
2 Etude Ifop de Malakoff Médéric : https://zevillage.net/wp-content/uploads/2019/02/Etude-Teletravail-Malakoff-Mederic-comptoir-Nelle-entreprise-2019.pdf