Venir un peu plus tôt au bureau

Une idée simple et vieille comme le monde « L’avenir appartient à celui qui se lève tôt. » Tôt le matin, quand tout est calme et votre énergie élevée, est un grand moment pour la productivité. Certains actifs reconnaissent  qu’ils peuvent arrêter leur journée de travail deux heures plus tôt s’ils ajoutent une heure à son début. Prendre de l’avance sur les autres, préparer votre journée, l’organiser, le faire à un moment où personne ne peut vous déranger est particulièrement rentable et satisfaisant.

Rester concentré

La vieille règle selon laquelle 20% de votre travail produit 80% de vos résultats est vérifiable tous les jours. Entraînez-vous à ignorer les causes de distraction, en partant du principe que vous n’avez pas besoin de répondre à tout. Oubliez votre boîte d’e-mail, votre téléphone, les appels… rien n’est aussi important que la tâche à accomplir. Traitez votre temps ciblé comme votre argent et faite preuve de sobriété en la matière.
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Hiérarchiser vos priorités

Nous avons tous tendance à être aimanté par les tâches agréables et faciles, alors que l’efficacité commande de commencer par ce qui est le plus important, agréable ou pas. Certains estiment que leur devoir réside dans les tâches qui ne les attirent pas.  Vous pouvez classer vos activités selon la méthode classique en 3 catégories :
– les activités importantes et urgentes, que vous devez exécuter vous-même immédiatement
– les activités importantes et peu urgentes, pour lesquelles il est possible d’attendre ou que vous pouvez déléguer
– les activités urgentes et peu importantes, que vous devez exécuter vous-même ou déléguer rapidement.
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Dire non au multitâche

Lorsque vous faites 10 choses à la fois, vous finissez par n’en accomplir aucune correctement. Le multitâche ralentit et empêche de transformer et de bien stocker les informations. Souvent, vous devez revenir en arrière, relire un document ou de refaire quelque chose. Plutôt que vous éparpiller, faites une seule tâche à la fois, concentrez-vous sur celle-ci, et accomplissez-la bien.

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Gérer les interruptions

Chaque interruption, même brève, vous fait perdre du temps, elle vous arrête, et vous oblige à passer du temps pour reprendre votre travail avec une déperdition de votre concentration. Dans la mesure du possible, limitez votre accessibilité, cantonnez-la à certaines heures pendant lesquelles on peut venir vous consulter avec  questions et problèmes, et préservez le reste de votre temps pour votre objectif personnel.

Apprivoiser votre boîte email

Vous avez déjà constaté combien votre messagerie est chronophage. Il ne tient qu’à vous d’épargner votre temps en évitant toutes les distractions possibles, grâce à des mesures de sauvegarde très simples mais très utiles :
– planifier les moments où vous vérifiez votre boite et répondez aux e-mails, idéalement pendant votre temps le moins productif.
– indiquer vos horaires de lecture et vos délais de réponse
– créer des dossiers «urgent» et «lire plus tard» pour traiter vos e-mails
– désactiver les notifications
– supprimer tout ce dont vous n’avez pas besoin
– garder votre messagerie fermée pour éliminer la tentation de la vérifier sans cesse.
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Vous organiser

L’organisation est un puissant moyen de trouver du temps dans une journée. Cela vaut la peine d’investir quelques heures à vous organiser, et créer des processus qui vous aident à maîtriser la gestion de votre temps. Vous pouvez vous inspirer du système 5S, inventé pour les ateliers, qui s’appliquent aussi dans les services et les bureaux, avec pour bénéfice la baisse des pertes de matériel, des accidents, un environnement de travail plus agréable, et une ouverture vers des méthodes de qualité plus élaborée :
Seiri pour trier: dans votre espace éliminez tout ce qui ne vous sert pas (encombrement, paperasserie, e-mails, livres, processus), tout ce qui est inutile et vous empêche de bien travailler.
Seiton pour mettre en ordre : une fois qu’il vous reste uniquement ce dont vous avez besoin, mettez vos affaires dans un ordre qui les rend accessibles facilement.
Seiso pour nettoyage systématique : gardez votre espace propre et libre de tout encombrement pour le rendre plus agréable et paisible pour y travailler.
Seiketsu pour nettoyage standard : faites un nettoyage quotidien afin de pouvoir toujours trouver ce dont vous avez besoin.
Shitsuke pour développer : la partie la plus difficile, persistez dans votre pratique  jusqu’à cela devienne une habitude absolue pour vous.
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