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5 astuces pour faire gagner du temps aux salariés des PME

De nombreux salariés de PME ont l'impression qu'ils n’ont tout simplement pas assez d'heures dans la journée pour réussir à tout faire. Pour illustration, l’étude menée par Opinionway pour Horoquartz en 2017 révèle que les salariés des PME sont plus nombreux que la moyenne nationale à rapporter des dépassements d’heures par rapport à leur contrat de travail. Ainsi, 49% des salariés de TPE et 44% des salariés de PME disent travailler plus que leur contrat, pour une moyenne nationale de 43%. Dans le cas d'une jeune entreprise en plein essor, le fondateur aimerait souvent pouvoir se dédoubler. C'est certainement pareil pour vous, ce qui signifie malheureusement que certains projets ou tâches ne reçoivent pas l'attention qu'ils méritent. Voici 5 conseils concrets pour vous aider à mieux gérer votre temps!

1 – Anticipez et planifiez

Une bonne planification est la condition sine qua non pour mieux gérer votre temps. Essayez de libérer chaque jour 5 ou 10 minutes pour établir un agenda. Que vous optiez pour une version papier ou électronique, l’important est de consigner en un endroit tout ce que vous devez faire et pour quand. Utilisez de préférence un calendrier que vous pouvez emporter partout avec vous, comme une application mobile pour smartphones. Tenez toujours compte du fait que des événements imprévus peuvent surgir : veillez donc à garder une certaine marge de manœuvre !

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2 – Gardez trace du temps investi

Partir du principe que votre temps vaut de l’argent – pour vous ou vos clients – contribue à établir des priorités. En notant le temps que vous mettez à accomplir une tâche, vous aurez une meilleure perspective des points névralgiques au sein de vos projets et apprendrez à mieux gérer votre temps. Le Timetracking vous motivera en outre à vous concentrer sur une activité et remettre à plus tard les questions accessoires. Certains clients apprécient aussi énormément recevoir une proposition de projet précise ou une facture détaillée. Pour eux, cela en dit long sur le professionnalisme dont votre entreprise fait preuve.

3 – Veillez à déléguer

La micro gestion est non seulement chronophage mais aussi inefficace. Engagez des employés de confiance et faites-leur confiance. Formez-les, poussez-les à poser des questions et à donner du feed back et laissez-les faire leur travail. La micro gestion semble inoffensive de prime abord, mais le souffle chaud du manager dans la nuque des employés peut aliéner leur participation et leur sens des initiatives. Lorsque vous laissez de l’espace à vos employés et les stimulez, ils peuvent acquérir de l’expérience, des connaissances et des compétences pour s’améliorer. Donnez-leur la possibilité d’achever des projets de manière autonome et donnez ensuite éventuellement un feed back dont ils peuvent tirer des leçons. Steve Jobs disait : « Il ne sert à rien d’engager des personnes intelligentes pour leur dire ce qu’elles doivent faire. On les engage pour qu’elles nous disent ce que nous devons faire. »

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4 – Optimisez les temps « morts »

Travailler depuis un endroit fixe appartient au passé. Plus de raison de se tourner les pouces dans les salles d’attente ou le train. Grâce aux nouvelles technologies, les moments perdus n’existent plus. Pensez au partage de documents via le Cloud, aux réunions via la vidéoconférence ou aux applications pour smartphones qui vous permettent de gérer votre agenda ou vos données clients, où que vous soyez.

5 – Automatisez !

Si vous voulez vous développer, vous ne pouvez pas continuer à tout faire à la main. Créez pour cela des modèles pour vos e-mails et les documents que vous envoyez régulièrement, comme les factures, les devis et les rappels de paiement. De nos jours, pour ne pas perdre de vue vos clients, un outil CRM peut vous y aider : retrouvez des devis à la vitesse grand V, liez vos e-mails à la bonne personne de contact et analysez vos chiffres de vente – le tout automatiquement.

Diplômé de la business school TEM (Institut Mines-Télécom) en management stratégique, Guillaume Broutart est Directeur France chez Teamleader. Il a forgé son expérience dans la vente et dans le management en France et en Australie, chez Sagem (Safran) ou récemment comme Directeur Commercial chez la Fintech FIS. En septembre 2017, il rejoint Teamleader pour piloter l’implantation de la startup en France.
https://www.linkedin.com/in/guillaumebroutart/

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