Bien résoudre 3 types de situation 

Une opportunité se présente à moi, je dois la saisir au bon moment et rapidement décider de la meilleure chose à faire. La gestion du temps est ici une histoire de prise de décision. J’ai réussi si j’ai réalisé l’activité la plus pertinente pour moi dans le laps de temps de cette opportunité. J’ai des choses à faire : quand puis-je les faire ? Il s’agit de placer des activités et contenir leur temps d’exécution. J’ai réussi si j’ai avancé suffisamment rapidement dans ce que je souhaite faire par rapport à un objectif. Avec les autres, nous échangeons du temps. Cette balance de temps est-elle équilibrée ? Suis-je envahi ou vidé par les autres ? J’ai réussi si les échanges avec les autres sont positifs pour tout le monde, si j’ai obtenu ce que je souhaite, et permis à l’autre d’avancer aussi.

1 – Saisir une opportunité, prendre la meilleure décision

Une opportunité se présente, un espace s’ouvre. Que faire ? Quelques pistes issues des méthodes de gestion du temps les plus reconnues et utilisées :
– si l’action prend moins de 2 minutes, je la fais tout de suite, sans réfléchir ou la mettre dans un quelconque système. Note : deux minutes c’est long !
– Je groupe tous les appels dans ma « to do list » pour effectuer mes appels tous en même temps.
– J’ai déjà des listes pré établies : si j’ai un blanc, je sais tout de suite quoi faire.
– Je connais ma mission et la direction que je veux prendre à court, moyen terme : je priorise facilement.
– Parfois, saisir l’opportunité revient à ne rien faire justement. Ne rien faire peut être ce qu’il y a de plus efficace à ce moment-là. Se taire alors que je pourrais parler. Attendre le lendemain ; la nuit porte conseil. Laisser le cerveau travailler tout seul, incuber. Ou bien simplement permettre à l’autre de relativiser.
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2 – Faire plus, plus vite

Souvenez-vous de la célèbre démonstration de gestion du temps : dans un bocal, je mets les gros cailloux pour laisser entrer le sable fin, puis l’eau. Comment faire entrer plus dans le même temps sans me stresser, démoraliser ? L’archétype de ce type d’approche est FlyLady. FlyLady propose une approche pour aider à organiser sa maison – et sa vie – en utilisant la politique des petits pas : une toute petite routine de plus par jour, chaque jour et l’effet papillon se fera sentir. Application : mon bureau est propre tous les soirs. Petit pas suivant : j’imprime ma « to do list » avant de partir, etc. Chaque jour un petit peu plus. A l’autre bout du spectre, il s’agit au contraire de tempérer mes ardeurs perfectionnistes : je trie les papiers chaque jour mais pas plus de 15 minutes, montre en main et en allant le plus vite possible. La méthode peut être très facilement appliquée au travail : imaginez-vous simplement devant vos dossiers administratifs ou vos tableaux de suivi, si vous n’aimez pas les remplir.
Enfin, la cerise sur le gâteau : «  je ne suis pas en retard. Je prends le train en route. » Cette phrase est comme une protection contre le désespoir d’être submergé. Redoutablement efficace.
Une autre version de cette approche de la gestion du temps est de travailler x minutes pour y minutes de pause (52/17 par exemple). L’important est d’être régulier et de chronométrer… On est ce qu’on mesure…
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3 – Echanger durablement

Le troisième principe de la gestion du temps repose sur un équilibre dynamique à trouver dans mes relations avec les autres. Là encore quelques astuces :
– Si je me sens vidé après un échange, la balance n’est pas équilibrée. Si l’autre est vidé non plus. Un échange doit générer de l’énergie, pas l’épuiser.
– Si ce que j’attends de la relation est clair, j’ai plus de chance d’être plus clair : Que souhaite l’autre ? Pourquoi ne pas lui demander ?
– Dans le principe 3, nous pouvons positionner les méthodes de négociation et apprendre à dire « non », essentielles à une bonne gestion du temps.
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