La méthode Kaizen, introduite dans les usines Toyota durant les années 50,  a permis aux équipes de gagner en productivité sans subir aucune modification profonde dans leurs modes de travail. La méthode Kaizen, appréciée pour ses résultats progressifs sur le long terme, se compose de 3 exercices simples.

La méthode Kaizen pour évoluer sans la peur du changement

Comme toutes les méthodes en entreprise, son objectif était d’améliorer la productivité des équipes, sauf qu’ici, la philosophie prônée était le « petit pas par petit pas » ; l’amélioration progressive et continue, sans bouleversements ni modification profonde de l’organisation. Cette méthode largement reconnue chez Toyota et ailleurs a permis aux personnes qui l’appliquaient d’évoluer de manière fluide, sans blocage ni potentielles angoisses liées aux changements.

La méthode Kaizen qui peut être utilisée à peu près partout, dans la vie professionnelle comme dans la sphère privée, se base sur 3 exercices simples :
– les 5 Pourquoi
– les 5S
– les 3M

En japonais, Kaizen signifie « Changement » (kai) et « Meilleur » (zen).

Les 5 Pourquoi pour identifier la source profonde d’un problème

La méthode Kaizen traduisant une progression douce et continue, il est nécessaire d’identifier la source de chaque problématique pour pouvoir les résoudre une à une, en profondeur et sur le long terme. Pour y parvenir, la méthode suggère de creuser chaque questionnement en 5 « Pourquoi ?». « Pourquoi suis-je en train de subir problème ? » La première réponse doit obligatoirement entraîner un second « Pourquoi ? » avec une seconde réponse, etc. Arrivé au 5e « Pourquoi ? », vous êtes normalement en mesure d’identifier la source véritable de votre problème. Vous pouvez donc agir plus efficacement.
Par exemple : Mon bureau n’est jamais rangé.
Pourquoi ? Chaque dossier que je traite nécessite beaucoup de documents à manipuler, les papiers s’entassent !
Pourquoi ? Les dossiers ne sont pas numérisés et chaque nouvelle information fait l’objet d’un nouveau document.
Pourquoi ? Je n’ai pas identifié le bon outil pour stocker les informations dans une base de données numérique.
Pourquoi ? Je ne veux pas numériser des informations sensibles et les stocker sur un support informatique (Internet ou disque dur).
Pourquoi ? J’ai peur du piratage et de la détérioration des supports ; j’ai déjà perdu des données, car mon disque dur externe ne fonctionnait plus.

On voit bien les conséquences de se poser 5 fois la question « Pourquoi ». D’un bureau non rangé, on identifie un problème plus profond (la peur de dématérialiser des données) engendrant une véritable carence organisationnelle. La solution n’est pas de ranger le bureau plus souvent, mais plutôt de faire appel à un expert informatique pour lever les freins psychologiques liés à la digitalisation – via la proposition d’une double sauvegarde et une protection renforcée des données, par exemple.
Les 5 Pourquoi fonctionnent avec tout type de question. Faites le test !
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Les 5S pour gagner du temps et de l’efficacité

Le deuxième exercice de la méthode Kaizen, les 5S, aide à gagner du temps et de l’efficacité dans son quotidien de manière simple, les 5S constituant des règles de vie au travail, le « S » faisant référence à des mots en japonais :
– Seiri pour « Débarrasser », se débarrasser du superflu et de l’inutile sur son bureau, avoir un espace minimaliste
– Seiton pour « Ranger », faire en sorte de retrouver facilement ses documents et objets importants
– Seiso pour « Nettoyer », maintenir propre son espace de travail
– Seiketso pour « ordonner », conserver et diffuser ces bonnes pratiques autour de soi
– Shitsuke pour « Rigueur », tenir les règles, s’autodiscipliner

Les 3M pour limiter le gaspillage (de temps, d’argent…)

Enfin, l’exercice des 3M concerne plutôt les managers et suggère de suivre 3 préceptes pour détecter toutes les sources de gaspillage dans l’entreprise et procéder aux ajustements nécessaires. Le gaspillage est vu au sens large (gaspillage de ressources, de compétences, de temps, d’argent …) :
– Muda pour identifier les activités à faible valeur ajoutée de chaque collaborateur (déplacements inutiles, travail administratif non indispensable …)
– Mura pour identifier les irrégularités et ralentissements dans les différents processus
– Muri pour trouver la cause de ces différentes irrégularités et, plus généralement, la source des difficultés rencontrées dans le travail pour chaque collaborateur (manque de compétence pour une mission précise, manque de ressources matérielles, mauvais outil, manque de temps …).
Les 3M peuvent être mis en lien, l’un découlant de l’autre… la résultante étant une action ciblée et clairement identifiée pour limiter le gaspillage.

La méthode Kanban complète la méthode Kaizen

La méthode Kanban également introduite chez Toyota complète la méthode Kaizen, et constitue une véritable méthode de gestion de projet ultra visuelle et mise à jour en temps réel.
Dans la méthode Kanban en effet, chaque processus est formalisé sur un grand tableau à plusieurs colonnes, c’est-à-dire une colonne par étape.
-> 1 processus = plusieurs étapes = plusieurs colonnes.
Ensuite, pour chaque tâche/dossier/mission (selon votre organisation), une étiquette de couleur est créée (kanban signifie étiquette, en japonais). L’étiquette démarre à l’étape 1 (première colonne) puis elle est déplacée de colonne en colonne en temps réel, à chaque changement d’étape.
Chaque membre de l’équipe, qui connaît son étape d’intervention au sein du processus, visualise clairement les tâches qu’il doit réaliser. De plus sur l’étiquette, les dossiers/tâches/missions les plus urgentes pourront détenir un code particulier (surlignage en rouge / pastille …).

En conclusion, avec ces différents outils issus de l’usine Toyota, vous êtes prêt pour obtenir une efficacité hors pair, sans avoir à modifier vos habitudes de manière spectaculaire. Tels sont les atouts de ces exercices, à pratiquer avec plus ou moins de rigueur selon votre appétence pour l’organisation. Un soupçon de désordre et de spontanéité restent les bienvenus selon nous, notamment au regard de l’exercice des 5S.