Bien que le Covid-19 ait amplement accéléré l’adoption de solutions numériques en France, la plupart des entreprises ont encore un long chemin à parcourir…
L’idée que la crise sanitaire de 2020-21 (et les confinements l’ayant suivie) a contraint de nombreuses entreprises à se moderniser rapidement est désormais largement acceptée. Plus particulièrement, cette dernière est fréquemment désignée comme étant un puissant catalyseur de transformation numérique à l’échelle. Cependant, cette vérité n’est que partielle…
Selon un rapport de l’OCDE de février dernier, 70 % des PME ont intensifié leur usage des technologies numériques en raison de la pandémie de COVID-19. Dans une enquête publiée par la Direction générale des entreprises en France, on apprend que 79 % des dirigeants de PME ont indiqué que la technologie facilitait la communication avec leurs clients et au moins 59 % considèrent que c’est également le cas pour la communication au sein de leurs équipes. Nos propres données d’usage révèlent d’ailleurs que le nombre d’abonnements à des outils de communication numériques tels que Zoom et Slack a été multiplié par cinq au cours des premiers mois de la crise sanitaire. Et pourtant, d’autres études ont révélé que cette même pandémie avait probablement empêché la transformation d’aller plus loin. En France, la COVID-19 semble avoir fait plus de mal que de bien en matière de numérisation : 39 % des PME interrogées expliquent que leur numérisation a ralenti, contre 33 % ayant vécu une accélération. Et pour un quart des PME, force est de constater que rien n’a changé.  Alors, pourquoi l’enthousiasme initial pour les outils numériques et la course à la numérisation se sont-ils essoufflés ? Voici trois grandes raisons.

Une attention concentrée sur “l’essentiel”

Avec des équipes contraintes de travailler à domicile, les entreprises n’ont tout simplement pas eu le choix : il leur était impossible de fonctionner sans certains outils numériques. Les services tels que Zoom et Slack, ont ainsi prospéré pendant cette période, sous l’effet de la contrainte et de la nécessité.
Mais dans de nombreux cas, la “grande transformation digitale” s’est arrêtée là. Les entreprises ont continué à fonctionner selon leurs habitudes, avec seulement quelques changements essentiels pour les aider à survivre et à surmonter les contraintes liées à la pandémie sur le court-terme.

Un gel des nouveaux investissements

La pandémie frappant, de nombreuses entreprises ont subi de lourdes pertes et ont été contraintes de marquer l’arrêt d’un point de vue financier. Une enquête menée par la communauté CFO Connect montre que les Directeurs Financiers ont gelé ou réduit leurs budgets au cours des premiers mois de la crise, à minima jusqu’à ce qu’ils puissent en constater les effets. En effet, de nombreuses entreprises ont stoppé net leurs projets d’innovation, et ont choisi de ne pas mettre à jour leurs processus fondamentaux. Elles ont au contraire été forcées de s’en tenir à ce qu’elles connaissaient, et à ce qui fonctionnait pour elles. Tout le reste a ainsi été mis sur pause.

Un manque de ressources humaines

L’objectif principal de la plupart des outils numériques est de réduire les heures de travail et de faciliter la vie de leurs utilisateurs. Mais cela suppose que chaque logiciel soit prêt à l’emploi et que sa courbe d’apprentissage soit relativement douce.
Même si les solutions numériques peuvent être véritablement transformatrices, les entreprises ne sont pas toujours prêtes à investir le temps et l’énergie nécessaires pour les rendre opérationnelles. Pendant la pandémie en particulier, le temps et l’enthousiasme des collaborateurs ont été mis à rude épreuve. Il est tout à fait naturel que les équipes s’en tiennent à ce qu’elles connaissent et évitent de mettre à jour les processus, en particulier dans une période d’incertitude. Après tout, l’inertie est une situation confortable…
Comment continuer la transformation numérique ?
Revenons à notre point de départ : la plupart des entreprises reconnaissent donc la nécessité de numériser davantage leurs processus, mais pourtant, la plupart font encore face à de grandes difficultés pour mettre cela en place.
Cependant, voici quelques étapes relativement simples à implémenter qui pourraient les aider à passer ce point de friction.
– Faire de la transformation une priorité pour l’entreprise au plus haut niveau. Cela ne se fera pas d’un seul coup, et il y aura toujours de nouveaux processus à réinventer. Mais sans l’adhésion de la direction à ce projet, il n’aura jamais lieu. L’adoption complète d’une nouvelle solution exige généralement que collaborateurs apportent des changements importants à leur manière de travailler, et nécessite donc l’adhésion des dirigeants de l’entreprise.
– Identifier les principaux champs d’opportunités. Interroger les collaborateurs pour connaître leurs défis les plus fastidieux et les plus chronophages. Il pourrait s’agir de remplir des demandes de remboursement de frais, de préparer des prévisions de budgets o même de répondre à des e-mails internes récurrents.
– Désigner des “transformateurs” dans chaque équipe, c’est-à-dire des collaborateurs enclins au changement chargés d’accompagner leurs collègues dans cette transition clé et d’en assurer le succès. Ces acteurs de la transformation doivent se voir assigner des objectifs et des attentes clairs, ainsi qu’un calendrier d’exécution.
– Identifier et explorer les outils les plus adaptés à l’entreprise. Néanmoins, le défi de ces “transformateurs” sera de statuer sur une solution simple et facile à utiliser, tout en se rappelant qu’il faut éviter d’empiler les outils outre mesure. Plus l’entreprise optera pour des options tout-en-un ou intégrées, plus il sera facile pour les équipes de les adopter.
– Fixer une date et des objectifs pour mesurer le progrès. Il peut s’agir à la fois d’une étape spécifique permettant à chaque équipe de transformateurs d’examiner leurs propres choix, mais aussi d’un audit plus large des processus, réalisé tous les ans ou tous les deux ans.
Les logiciels SaaS se développent à une vitesse impressionnante. Et ce, pour la simple raison qu’ils sont incroyablement populaires auprès des clients. L’idée que des tâches lentes et fastidieuses puissent être entièrement automatisées est après tout extrêmement séduisante….
La preuve la plus évidente en est que la transformation numérique est une voie à sens unique, de laquelle personne ne revient. Nous n’entendons en effet jamais parler d’entreprises qui seraient revenues à des processus manuels et physiques, car le numérique sera toujours plus rapide, moins cher et offrira un retour sur investissement conséquent.
La crise sanitaire du COVID-19 a suscité une motivation sans précédent des entreprises pour mettre à niveau leurs pratiques numériques. Mais celles-ci ne doivent pas s’arrêter en si bon chemin. Si vous avez commencé sur cette voie, mais que vous avez calé à un moment donné, il n’y a pas de meilleur moment pour continuer !