La phase de conception d’un projet comporte certaines phases cruciales dont la définition de l’arbre à problèmes ou arbre des objectifs. Bien que facile à utiliser, ce dernier est un outil majeur dont peut dépendre l’atteinte des résultats de votre projet.
Cet article vous explique l’importance de l’arbre des objectifs pour votre projet et comment en faire un bon usage pour atteindre les résultats escomptés de ce dernier.
Ce qu’est un arbre à objectifs
C’est dans les années soixante, quand la Banque Mondiale a proposé une forme de présentation des demandes de fonds qui lui seront soumises, qu’apparut pour la première fois l’arbre des objectifs. Depuis, il est utilisé dans une méthodologie
« Gestion du cycle de projet ».
Cet outil est l’un des éléments de base en planification de projets. C’est une représentation graphique qui se destine à décrire l’imbrication et l’architecture des objectifs. Étant un outil initial d’analyse, il est une suite logique de l’arbre de problèmes et fait ainsi partie d’une chaîne de réflexion et de définition de projets.
C’est un outil stratégique de définition d’objectifs et d’activités pour atteindre ceux-ci. Le résultat à atteindre se retrouve divisé en objectifs secondaires ou spécifiques plusieurs fois jusqu’à atteindre un niveau opérationnel. Les objectifs peuvent aussi bien être quantitatifs que qualitatifs.
Par ailleurs, l’arbre est un excellent outil de communication pendant que vous préparez les documents qui seront présentés aux parties prenantes. Naviguer dans l’arbre des objectifs est riche de sens. En descendant, l’on découvre comment l’objectif supérieur sera atteint et dans le sens inverse, on comprend la finalité de chaque sous-objectif.
Les intérêts de l’arbre à objectifs en gestion de projet
Cet outil de planification permet de réviser le cadre logique qui existe au démarrage du projet et de se montrer très clair sur les objectifs précis et sur les livrables dont il faudra assurer le suivi.
L’arbre des objectifs permet de :
– définir des objectifs SMART
– hiérarchiser ces objectifs
– mettre en évidence les relations qui existent entre les objectifs et de montrer ainsi comment les sous-objectifs permettront d’atteindre l’objectif principal
– mieux appréhender l’objectif principal par sa décomposition en sous-objectifs.
En procédant ainsi l’arbre permet :
– d’incorporer des objectifs qualitatifs et quantitatifs
– de développer de façon explicite et compréhensible les objectifs
– d’utiliser les objectifs de niveau moins élevé pour mesurer le succès du projet
– de favoriser la communication avec les décideurs
– d’avoir une meilleure cohésion d’équipe entre les acteurs du projet autour de ses objectifs.
Cependant, cet outil comporte des limites dont il faudrait tenir compte. Par exemple :
– il n’y a pas un modèle unique d’arbre des objectifs pour un projet particulier
– il peut aussi exister un décalage entre les objectifs énoncés dans l’arbre des objectifs et les objectifs actuels en raison d’une variation des objectifs dans le temps
– il faudrait également veiller à ne pas confondre les finalités et les moyens.
Cet outil, tout comme l’arbre des problèmes, donne une vue globale et simplifiée des rapports entre causes et effets. Il est crucial au démarrage du projet et est à juste titre davantage orienté sur la conception d’un projet que sur le suivi-évaluation.
Comment construire un arbre à objectif étape par étape
Pour construire l’arbre, il est recommandé de partir de l’arbre des problèmes et de suivre les 7 grandes étapes ci-après.
1 – Définissez l’équipe de travail
L’analyse des objectifs qui doit aboutir à la construction de l’arbre des objectifs doit se faire en groupe. C’est un travail collectif qui implique nécessairement les groupes clés des parties prenantes.
Choisissez les personnes qui doivent participer à la réalisation de ce travail. Généralement, il s’agit de membres de l’équipe projet et de certaines autres personnes comme le commanditaire, un membre de la direction, etc.
Dans tous les cas, la structure de l’équipe doit être suffisamment large pour représenter l’ensemble des intérêts et des buts liés au projet. Elle doit en outre être suffisamment restreinte pour obtenir des réflexions et des échanges de qualité. L’objectif ici est :
– d’examiner les priorités
– de peser le réalisme de certains objectifs (sont-ils SMART ?)
– de trouver des moyens supplémentaires potentiellement utiles pour atteindre les objectifs.
2 – Reformulez les défis soulevés par l’analyse des problèmes
Cette étape est utile si dans la mise en place du cadre logique de votre projet, vous avez eu à établir un arbre des problèmes. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez passer simplement à l’étape suivante.
La reformulation des défis équivaut à transformer les problèmes en solution. Concrètement, le problème majeur qui justifie la raison d’être de votre projet, deviendra votre résultat à atteindre.
Par exemple, un objectif général (qui n’est que l’inverse d’un problème majeur) peut être ‘’améliorer la satisfaction du client’’ là où le problème majeur était ‘’le service client est défaillant’’. Ce que vous faites donc, c’est de transformer les problèmes ou défis en affirmations souhaitables ou réalisables.
3 – Définissez les finalités ou l’objectif général du projet
Sans un arbre des problèmes, vous pouvez aussi établir un arbre des objectifs. Pour cela, vous devez définir la finalité du projet ou l’objectif global de la mission. En principe, cela devrait couler de source, bien que des efforts de reformulation puissent s’imposer.
Si vous n’arrivez pas à dégager l’objectif principal du projet, essayez de reprendre tous les objectifs. Après avoir fait cette liste, assurez-vous que les éléments listés soient bien des buts et non des actions. Normalement, ils sont exprimés en termes d’amélioration, d’augmentation, de résultat, de diminution, de suppression, etc. De cette liste, dégagez le but principal. Placez-le au centre de la carte.
4 – Dégagez les objectifs opérationnels
Si l’objectif global ou les finalités sont plus faciles à déterminer parce qu’il s’agit de la vocation du projet, les objectifs opérationnels nécessitent un peu plus d’effort. Vous passez du ‘’pourquoi’’ ayant été à l’origine de l’objectif principal au ‘’comment’’.
Les objectifs opérationnels sont les sous-objectifs intrinsèquement liés aux actions. Ils concourent chacun à son niveau à la réalisation de l’objectif global et se focalisent ainsi sur le comment. Vous pouvez piocher dans la liste des objectifs que vous avez établie à l’étape précédente.
Gardez à l’esprit que le brainstorming est la clé pour réussir cet exercice.
5 – Recoupez avec les objectifs stratégiques
Les objectifs stratégiques sont situés entre l’objectif global et les objectifs opérationnels. Ici, chaque objectif opérationnel doit faire partie d’un objectif spécifique ou stratégique. Les objectifs intermédiaires ne sont que des démembrements de l’objectif global. Si vous avez du mal à classer les objectifs opérationnels, vous pouvez procéder par affinité à l’aide d’un diagramme d’affinité.
Vous pouvez également procéder par le haut et définir chaque objectif stratégique/spécifique avant de tomber sur les objectifs opérationnels. Dans tous les cas, soyez flexible pour ajouter de nouveaux objectifs en cours de route ou pour en reformuler.
6 – Établissez le lien entre les objectifs et veiller à les rendre SMART
Ici, il s’agit d’établir les liens entre tous les objectifs et les actions. Pour chaque objectif opérationnel, certaines actions sont à prévoir. Il faut donc établir une connexion du sommet de l’arbre jusqu’à ces racines. C’est aussi le moment pour revoir vos objectifs et vous assurer qu’ils sont Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporels. Inspirez-vous de notre article sur la méthode SMART pour concevoir des objectifs adaptés.
7 – Finalisez et faites valider l’arbre à objectif
Vous pouvez présenter l’arbre sous la forme d’un diagramme. Pour cela, conservez sa forme graphique avec un outil de mind-mapping ou un tableau. L’intérêt de procéder ainsi est que vous pouvez ajouter des informations supplémentaires.
Cela facilite aussi le partage, la validation et les amendements. Il sera facile de le présenter à un groupe plus large. Toutefois, pour éviter un blocage stérile autour de l’outil, veillez au cours de vos réunions à présenter la production de l’arbre comme une étape d’une démarche de conception beaucoup plus globale. Si les parties prenantes comprennent que l’outil est un moyen et non la finalité, ils s’alignent mieux sur votre conception des choses.
En résumé, l’arbre des objectifs est un puissant outil utilisé en gestion de projet pour atteindre ses objectifs. Il sert de fil d’Ariane au chef de projet et à toutes les parties prenantes et permet de résoudre efficacement le problème majeur soulevé. Parce que sa conception est un travail collectif, il aide à cimenter les objectifs pour partir sur de bonnes bases. L’outil, tout comme l’arbre des problèmes, est une étape vers la conception d’un cadre logique pour le projet.
Cependant, il faut souligner que l’arbre n’est utile que lors de la phase de démarrage du projet. Pour qu’il devienne efficace au moment du suivi-évaluation, il faudrait auparavant mettre sur pied un système complet de management des objectifs. Ce travail de définition d’un référentiel d’évaluation de l’utilité sociétale ne peut néanmoins se faire en l’absence de l’arbre des objectifs.
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