Votre boîte de réception est devenue le point central de votre flux de travail. Chaque fois que vous l’ouvrez, vous déplorez les e-mails qui l’encombrent dont seulement 10 % ont une importance réelle. Tout supprimer est tentant, mais risqué si vous détruisez un mail important. Comment gérer ce flux incessant ? Comment vous organiser ? 9 idées pour faire de l’e-mail un outil de productivité.
1 – Envoyez moins d’e-mails pour en recevoir moins
Ce ne sont pas seulement les e-mails que vous recevez qui génèrent la saturation de votre boîte, ce sont aussi vos réponses, celles des personnes qui ont été ajoutées aux discussions, et les réponses à leurs réponses, et ainsi de suite.
Arrêtez ce cercle vicieux, abstenez-vous de répondre à un e-mail sauf si cela est absolument nécessaire, et vous verrez votre boîte de réception devenir plus navigable.
2 – Établissez une routine quotidienne et hebdomadaire
Instaurez une routine quotidienne et hebdomadaire, avec un temps imparti à la gestion de vos e-mails. Mais chaque fois qu’un changement casse votre routine, à cause d’un voyage par exemple, votre boite va se remplir de nouveau, avec un effet cumulatif particulièrement gênant des e-mails non lus de jour en jour.
La seule façon de remédier à cette avalanche est de coller à votre routine tous les jours, même si vous êtes en déplacement.
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3 – Lisez-les une fois et décidez une action
C’est la meilleure façon de gérer vos e-mails quotidiens. Marquez-les comme importants ou archivez-les. La meilleure façon est de les lire une seule fois et de décider de leur sort. Cela réduit votre charge de travail et vous aide à donner la priorité à votre travail quotidien. Vous effacez ainsi le désordre de votre boîte, ce qui vous donne une idée claire de ceux sur lesquels vous devez agir. Lisez-les, supprimez les inutiles, et agissez sur ceux qui sont importants.
4 – Marquez les « non lus »
Lorsque vous survolez un courriel dans votre boîte de réception Outlook, un simple clic sur “Marquer comme non lu,” permet de parcourir rapidement votre boîte, répondre à ce qui est urgent, supprimer ce qui est inutile, et marquer comme non lu ce que vous voudrez lire quand vous aurez le temps.
Terminez chaque jour avec le moins de points marqués « non lu » possibles, pour ne pas commencer le lendemain matin en vous attaquant aux e-mails laissés la veille.
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5 – Transférez ceux qui vous concernent pas
Souvent vous en recevez qui ne vous concernent pas directement. Au lieu de les garder pour les lire plus tard au cas où (ce qui n’arrive jamais) et bloque votre boite de réception, le meilleur moyen est de les vérifier régulièrement et d’agir sur eux comme dans le premier point. Si un e-mail ne vous concerne pas, transmettez-le immédiatement à la personne responsable. Cela libère votre boîte et votre esprit. La délégation à ce niveau est incontournable si vous voulez vous concentrer sur vos tâches importantes.
6 – Marquez les e-mails d’une couleur selon leur importance
Une des clés pour être plus productif avec vos e-mails est de vite identifier les importants et de prendre le temps nécessaire pour cette recherche. De nombreuses formes de recherche vous aident à libérer votre boîte de réception : chercher sur la base du nom, de la date, des drapeaux, des étiquettes et des mails envoyés.
Alternez ces méthodes fait gagner du temps et être plus productif. Une douzaine d’applications e-mail peut vous aider à ajouter des drapeaux de couleurs, les colorer vous permet de les identifier plus justement et plus vite en déterminant des couleurs différentes selon la signification que vous voulez donner : le rouge pour la prudence, le vert pour agir, l’orange pour les ignorer, et ainsi de suite, de sorte que leur identification se fait en un seul coup d’oeil.
7 – Accusez toujours réception
Si l’e-mail de l’expéditeur vous est adressé dans la ligne A, prenez le temps d’accuser réception de manière courte et efficace “Merci”, “Reçu», “OK”… etc. Cela permet à l’expéditeur savoir que son message vous est parvenu. Si vous ne répondez pas, il est susceptible de vous en envoyer un autre avec le même contenu, et cette fois un certain nombre de personnes supplémentaires dans la ligne A, dans l’espoir qu’ils réagissent à votre place.
8 – Choisissez bien les mots d’accroche et les destinataires
Les mots sont importants, choisissez-les soigneusement pour éviter toute ambiguïté et interprétation erronée. Plus vous serez précis, moins vous verrez d’e-mails en retour pour demander des explications ou plus de clarté.
Vous devez bien distinguer le A et le Cc du champ e-mail pour faire la différence entre l’e-mail envoyé à une personne dont vous attendez une réponse (le champ A:) et celui auquel vous envoyez une copie pour les informer (Cc :). Si vous adressez à 6 personnes mentionnés dans la ligne À, vous suscitez 6 réponses différentes, alors que vous avez juste besoin de la réponse d’une seule.
9 – Téléphonez ou allez voir la personne
L’e-mail est un outil de productivité précieux s’il est utilisé correctement. Il peut être tout aussi destructeur si vous ne maîtrisez pas son contenu. L’exemple le plus flagrant consiste à l’utiliser pour communiquer sur un sujet sensible, qui peut susciter la controverse ou une réponse agressive.
Souvent derrière son écran, on tape sur le clavier des mots que l’on n’aurait jamais dits. Dans ce cas mieux vaut appeler la personne ou aller dans son bureau pour en parler.
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