Facturation électronique obligatoire en 2026 : Enjeux, impacts et bonnes pratiques pour les entreprises
La réforme de la facturation électronique, obligatoire à partir de 2026, marque une étape décisive pour toutes les entreprises françaises soumises à la TVA. Si l’objectif affiché est de simplifier la gestion quotidienne, d’automatiser les processus comptables et de renforcer la lutte contre la fraude, de nombreux dirigeants s’interrogent encore sur les implications concrètes de cette transition et sur la meilleure manière de s’y préparer. Alban GIROUX, Directeur Conformité chez Docoon fait le point sur les principales questions des dirigeants.
Que va changer la facturation électronique dans le quotidien des entreprises ?
La facturation électronique va transformer en profondeur la gestion administrative des entreprises. Les principaux changements à anticiper :
- Automatisation accrue : l’émission et la réception des factures seront automatisées, réduisant les saisies manuelles et les risques d’erreur. Cela permet de gagner du temps et d’optimiser la productivité des équipes comptables.
- Suivi en temps réel : les plateformes agréées offrent la possibilité de suivre l’état d’avancement de chaque facture (envoi, réception, paiement…) en temps réel, ce qui facilite la gestion de la trésorerie et le pilotage de l’activité.
- Réduction des coûts : moins de papier, moins de frais d’affranchissement, moins de temps passé sur des tâches répétitives : la digitalisation permet de réaliser des économies substantielles sur les frais administratifs.
- Relations commerciales fluidifiées : les échanges avec clients et fournisseurs deviennent plus rapides et plus transparents, limitant les litiges et accélérant les délais de paiement.
- Respect de l’environnement : la suppression du papier et la réduction des envois postaux contribuent à limiter l’empreinte carbone de l’entreprise.
Les erreurs à éviter pour ne pas se retrouver en infraction en 2026
La mise en conformité avec la réforme nécessite une préparation méthodique. Voici les principaux pièges à éviter :
- Attendre la dernière minute : la transition vers la facturation électronique est un chantier d’envergure. Reporter les démarches expose à des risques de non-conformité et à des sanctions en cas de contrôle.
- Négliger le choix de la plateforme : seules les plateformes de dématérialisation partenaires accréditées par l’administration fiscale sont habilitées à gérer les factures électroniques. Toutes les plateformes n’offrent pas le même niveau de service. À titre d’exemple, certaines ne proposent pas l’archivage des factures électroniques sur 10 ans ou n’apportent pas un niveau de garantie suffisant pour assurer leur intégrité et leur valeur probante en cas de contrôle.
Rappelons qu’en octobre 2024, l’État a officiellement annoncé l’abandon du PPF (Portail Public de Facturation) en tant que plateforme opérationnelle. Son rôle est désormais cantonné à des fonctions techniques de fond (comme l’annuaire central), et ne sera plus un canal d’émission de factures. Par conséquent, le passage par une plateforme agréée est devenu la seule voie possible pour émettre des factures électroniques en conformité avec la réglementation.
- Ignorer les exigences techniques et légales : les factures électroniques doivent respecter des formats précis (Factur-X, UBL, ou CII), intégrer une signature électronique qualifiée et être archivées selon des normes strictes (Z42-013, NF 461). Toute défaillance technique ou absence de traçabilité peut entraîner la perte de la valeur probante du document. Ceci signifie donc qu’une facture PDF ne sera bientôt plus considérée comme une facture électronique.
- Oublier la formation des équipes : la réussite du passage au tout numérique dépend aussi de l’adhésion des collaborateurs. Il est crucial de les former aux nouveaux outils et aux bonnes pratiques pour éviter les erreurs de saisie ou de transmission.
- Sous-estimer l’intégration avec les logiciels existants : la plateforme choisie doit pouvoir s’intégrer facilement avec les outils comptables ou ERP déjà en place, pour éviter les doubles saisies et garantir la fluidité des processus.
Faut-il changer de logiciel de facturation ?
La question du changement de logiciel dépend de la capacité de votre outil actuel à répondre aux nouvelles exigences légales et techniques.
- Si votre logiciel est compatible : certains logiciels de facturation ou ERP proposent déjà des modules de facturation électronique conformes à la réforme et capables de se connecter à une PA via une API ou un portail SaaS. Dans ce cas, une simple mise à jour ou une intégration complémentaire peut suffire.
Avant d’aller plus loin, vérifiez que votre ERP est compatible avec les plateformes agrées. Il doit pouvoir transmettre et recevoir des factures selon les formats exigés par la réglementation, tout en assurant l’échange fluide de données avec les outils de vos clients et fournisseurs. Idéalement, optez pour une solution conforme à la norme XP Z12-013. Cette norme peut être comparée à un câble USB : elle permet à tout logiciel compatible (ERP, logiciel de comptabilité, solution de gestion des notes de frais) de se connecter facilement à l’ensemble des plateformes agréées.
- Si votre logiciel n’est pas à jour : si votre outil ne permet pas l’émission, la réception et l’archivage de factures électroniques conformes, il sera nécessaire de migrer vers une solution adaptée.
- Critères de choix : Privilégiez une solution certifiée, évolutive, facile à intégrer à vos systèmes existants, et bénéficiant d’un support technique réactif. La capacité à gérer différents formats de factures, à garantir la conformité et à offrir un archivage sécurisé sont des critères essentiels.
Pour garantir une transition efficace, il est essentiel de former les équipes. Les départements financiers, comptables et informatiques doivent être informés des impacts de la réforme et maîtriser les nouvelles fonctionnalités intégrées à l’ERP.
Choisir un prestataire de confiance capable d’accompagner les équipes comptables et financières dans la mise en place d’une solution adaptée aux besoins de l’entreprise pour être en conformité avec la réforme de la facturation électronique est une chose. Encore faut-il que cet accompagnement inclut la conduite du changement. Pourquoi ? Car si les grandes entreprises et les ETI ont déjà, dans leur grande majorité, engagé le chantier de la réforme, les dirigeants de ces entreprises continuent à se poser des questions. Ainsi, dans le dernier baromètre Opinionway pour Grant Thornton et Challenges (Mai 2025), 49% des patrons des entreprises réalisant un chiffre d’affaires d’au moins 50 millions d’euros pointent l’incompatibilité des outils existants et le manque de clarté sur le réglementaire (46 %). Et ils sont 37% à exprimer des inquiétudes sur le coût de la mesure. Ce constat met en lumière un enjeu clé : transformer une obligation réglementaire en levier de compétitivité, grâce à un accompagnement clair et une communication renforcée autour de la réforme.
