Suivre votre temps à la trace

Enregistrez  vos minutes dans un journal pour mieux comprendre comment vous dépensez voire gaspillez votre temps. En fait vous disposez de plus temps que vous ne pensez. Pour faire ce journal, choisissez le support qui vous convient le mieux, un cahier d’écolier ou votre tableur, ou une application dédiée de suivi de temps. Notez sur une semaine chacune de vos habitudes quotidiennes avec le temps que vous lui affectez consciemment ou pas. Vous allez vite vous rendre compte du gâchis, au moins le quart de vos activités correspond à  des tâches de faible valeur qui vous pouvez facilement laisser tomber, déléguer, ou externaliser, et gagner ainsi jusqu’à 10 heures que vous allez pouvoir exploiter plus intelligemment.
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Vous ménager des pauses

Selon les observations de scientifiques, travailler sans arrêt dégraderait  les performances, d’autant plus que votre cerveau parvient à se concentrer seulement 90 minutes avec efficacité si vous avez prévu un moment  de répit voire de rupture. Choisissez l’activité la plus importante en premier lorsque votre volonté est forte et votre esprit frais, et décidez de lui affecter votre attention durant 30, 45 ou 90 minutes, puis faites une pause. La pause vous sera bénéfique si vous savez ne pas en abuser. Brèves et peu nombreuses elles favorisent la concentration, votre cerveau a besoin de faire des breaks comme l’ont mis en évidence Florent Meyniel et Mathias Pessiglione, chercheurs en neurosciences à l’hôpital de la Pitié-Salpêtrière.
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Utiliser la règle du 8/12/18

Vous devez éviter l’infobésité et ne pas vous  laisser submerger. Vous gaspillez près d’une journée par semaine dans des occupations stériles, dites chronophages telles que la communication informelle, les bavardages improvisés, l’inflation d’e-mails et les appels téléphoniques. Ce n’est pas que vous n’avez pas assez de temps, mais vous devez mieux le gendarmer. Et aux grands maux les grands remèdes, débranchez votre téléphone et fermez votre boite e-mail pour vous concentrer sur vos priorités, appliquez la règle 8-12-18 pour consulter vos messages et répondre. Passez  20 minutes à 8 heures, midi et de nouveau à 18 heures, et vous allez gagner un temps fou sur votre journée. A vous de vous désintoxiquer de cette communication harcelante et non essentielle, un mail peut toujours attendre 6 heures.
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Exploiter les nouvelles technologies

Plus vous déléguerez à un collaborateur ou aux outils à votre disposition, plus vous gagnerez du temps, d’autant plus que les nouvelles technologies vous offrent un choix de moyens pour vraiment optimiser votre journée. A commencer par Outlook qui permet de fixer des rendez vous et des réunions avec un rappel qui s’affiche sur votre bureau. De plus en plus dans notre monde mobile centré sur le cloud, la productivité passe par la connexion à des services comme Evernote, en synergie avec Google Drive pour accéder à des fichiers, les organiser, préparer vos projets, stocker des idées, enregistrer des réunions ou des discours, partager des documents avec des collègues.

Utiliser une application
pour suivre le temps

Ne restez pas simple observateur de votre temps. Réglez une alarme ou une minuterie pendant que vous travaillez, et concentrez-vous sur ce que vous faites sans vérifier l’heure en permanence. Vous vous rendrez même compte que vous terminez votre travail plus rapidement que vous ne l’aviez prévu. Vous pouvez essayer une application à  télécharger gratuitement  comme « Suivi du Temps Taptile Lite pour traquer les temps de travail et votre feuille de temps » par Taptile Apps UG, ou encore utiliser OroTimesheet, une application web de type infonuagique (cloud computing), qui permet de saisir des feuilles de temps à partir d’un PC, d’une tablette ou d’un mobile, 24 heures sur 24.
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Se lever plus tôt

Avec toutes ces technologies qui imposent des changements, il peut être salutaire de revenir à des basiques, comme par exemple de  vous lever plus tôt. Le matin est souvent un moment crucial pour trouver des idées, des astuces, en particulier pour gérer les priorités propres à votre vie personnelle que la vie des affaires vous fait souvent négliger. Les premières heures du matin sont paisibles, un moment privilégié de la journée, la paix pour se retrouver, penser, prendre son petit déjeuner et faire de l’exercice. Le matin pour de nombreux cadres est  la période la plus productive de la journée, sans distraction, avec une concentration maximale pour prendre du recul sur la journée à venir, les objectifs de la semaine, et se déplacer plus facilement  pour arriver à l’heure. Se lever plus tôt ne signifie pas se priver de sommeil, mais sûrement  supprimer le temps improductif et gâché qui retarde souvent  le moment de se coucher. En fait cela revient à  transformer ces heures perdues du soir en minutes productives du matin.
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