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Règles d’or de la définition de fonction

Ce plan type s'applique à toute entreprise, quels que soient sa taille, son secteur, son activité ou sa forme juridique en l'adaptant à la vôtre.

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La description des fonctions d’une entreprise synthétise pour la personne concernée sous forme d’objectifs globaux ses attributions principales. Elles affirment le rôle que doit remplir en permanence le collaborateur.

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Attributions
et responsabilités permanentes

La définition des attributions et des responsabilités permanentes précise  l’étendue du pouvoir conféré au collaborateur. Toute attribution déléguée implique pour celui-ci la responsabilité de l’exercer. Cette démarche entraîne pour le chef d’entreprise la mise en place d’une délégation  et l’exercice d’un contrôle. La précision de la délégation formulée dans la définition de fonction conditionne en grande partie la plus ou moins grande fréquence de conflits potentiels.

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Rapports hiérarchiques
et les liens fonctionnels

Il convient de bien définir les rapports hiérarchiques vers le niveau supérieur et les niveaux inférieurs, ainsi que les liens fonctionnels qui peuvent exister. Les liaisons hiérarchiques sont définies dès qu’il y a au moins deux niveaux. Dans le cas où tous les collaborateurs dépendent du chef d’entreprise, leur description s’avère inutile. Les liens fonctionnels sont créés par le fait d’avoir de l’autorité sur des activités autres que celles du périmètre du titulaire. Ces relations apparaissent dans l’entreprise dès lors qu’elle fait appel à des spécialistes, et peuvent se doubler ou croiser des liens hiérarchiques.

Domaines et limites de responsabilité

Le périmètre des responsabilités  concerne aussi bien les personnes, les services, les méthodes et les procédures, les budgets et le matériel,  et vient compléter la délégation des attributions.  Mieux vaut bien déterminer dès le départ les informations que reçoit le titulaire du poste de telle personne ou tel service, celles qu’il doit transmettre à telle personne ou tel service, et les réunions auxquelles il sera amené à participer de  manière régulière ou occasionnelle. Ces données sont intéressantes pour définir le fonctionnement quotidien du système d’informations dans l’entreprise. En découlent les critères de performance, à savoir tous les  éléments qui  permettent au chef  d’entreprise et au collaborateur de savoir comment le travail est jugé.  Cette démarche est source d’objectivité ultérieure dans les rapports entre les deux.

La définition de fonction,
un outil pour la GRH

La  description de fonction  fait partie des outils de la GRH. A partir d’elle, la gestion des ressources humaines définit  des référentiels de compétences –  quelles compétences sont nécessaires pour atteindre les résultats voulus -,  classe selon leur importance l’impact des postes sur les résultats de l’entreprise par une analyse de job-posting. De la même manière, la définition de fonction permet de déterminer les échelles de rémunération. Enfin, à partir d’une définition, on peut rédiger de manière cohérente des annonces de recrutement pour tel ou tel  poste.

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Reid Nalliat, Paris

Reid Nalliat, Paris

1 réaction

  1. Michel SILVA

    8 février 2013 à 8 h 26 min

    Bonjour et merci pour cet excellent article.Dans la fonction commerciale un travail de fond semble également necessaire, sur ce sujet.Bien cordialement, Michel

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