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Déménager votre entreprise : 6 astuces pour rester zen

Organiser un déménagement n’est jamais une sinécure, encore moins pour une entreprise. Un manque d’anticipation et/ou de communication, et c’est l’activité de la société elle-même qui est impactée. Si votre société fait partie des 120 000 qui déménagent chaque année, voici six astuces pour être sûr de réussir votre déménagement.

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Anticiper votre déménagement

Que vous soyez dirigeant d’une TPE, PME ou d’une grande entreprise, il vous faudra anticiper. « Le temps d’anticipation sera le même qu’il s’agisse d’une entreprise de 100, 200 ou 500 personnes. En revanche, il sera plus court pour une TPE. Mais il y a toujours un créneau d’impondérable », précise Alexandre Duparc, dirigeant d’ADICI, une société spécialisée dans la gestion de projets de déménagement et de réimplantation d’entreprise. Comptez a minima 6 mois pour organiser votre déménagement, 1 mois si vous travaillez dans une petite structure.

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Bien évaluer le coût

« Lors de la première phase d’étude, on est confronté à deux incertitudes : le nombre de postes d’achat et le chiffrage », expose le dirigeant d’ADICI. On pourra s’appuyer sur des relais internes dans chaque service pour avoir une vision plus détaillée. De fait, on doit s’assurer que toutes les dépenses éventuelles ont été prises en compte et estimées. Lors de la 2ème phase : la préparation de la mise en œuvre, les devis permettront d’avoir les prix réels.

Impliquer vos collaborateurs

L’annonce d’un déménagement est rarement bien vécue par les salariés. Bien souvent vu comme une perte de temps (et d’argent !), il est mal compris et peut provoquer mauvaise humeur et stress. Il s’agit donc de rassurer les salariés et de les impliquer en amont du projet. « Quand vous changez de local, vous savez ce que vous perdez mais vous ne savez pas ce que vous allez trouver, remarque Alexandre Duparc. Il faut être à l’écoute des collaborateurs et recueillir leurs besoins ».
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Rédiger un cahier des charges

Le cahier des charges sera une ligne directrice pour vos prestataires. Il est très important de prendre le temps de le rédiger. « Il s’agit d’établir un planning détaillé avec phasage de l’opération de transfert. Le projet peut être rédigé sous forme de storyboard », suggère Alexandre Duparc. Bien définir le niveau de prestations attendu des déménageurs, cela permet d’établir des devis précis et d’éviter les malentendus.
Déménager votre entreprise 6 astuces pour rester zenCDM

Réaliser un plan d’implantation

Lors de la préparation de la mise en œuvre du déménagement, la réalisation d’un plan d’implantation est primordiale « pour que chaque collaborateur puisse se projeter et voir comment il se positionne dans les nouveaux locaux ». Il va également servir de base de travail pour les prestataires ou fournisseurs.
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Commencer le tri le plus tôt possible

Dès la phase de préparation de la mise en œuvre, soit au moins 3 mois avant le déménagement, demandez à vos collaborateurs de vider les armoires et tiroirs, d’effectuer un tri et d’archiver leurs affaires et leurs documents. « Il faudra trier aussi le matériel pendant qu’on consulte les prestataires, cela permet de voir ce qu’il faut éventuellement racheter ».
Dernière astuce lorsque vous déménagez, mettez à jour tous vos documents officiels et n’oubliez pas de communiquer à vos clients et fournisseurs votre nouvelle adresse !

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Sylvie Marchal, Paris

Sylvie Marchal, Paris

1 réaction

  1. dem g

    11 juillet 2017 à 16 h 55 min

    merci pour ces astuces déménagement

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