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Réussir vos projets grâce au troc

La raison essentielle des échecs des projets réside dans la gestion des demandes de changement. Une fois le périmètre - fonctionnel, technique, contractuel, financier, humain, planning, livrables... - fixé, les parties, clients comme prestataires, sont « prisonnières » des accords signés.

Et la direction des achats, dans sa gestion, va rigidifier l’ensemble

Les demandes de changement font alors l’objet d’âpres discussions, la conséquence étant de modifier l’accord initial, les parties prenantes vont produire des efforts conséquents pour que ces demandes soient prises en compte mais avec des objectifs opposés.  Le client va démontrer que ses demandes faisaient partie du périmètre initial en parlant de clarification du périmètre avec pour objectif que les demandes soient prises en compte mais qu’elles ne se traduisent pas par des changements de coûts ou de planning.
Le prestataire va démontrer que ces demandes sont des modifications significatives par rapport au périmètre initial avec pour objectif que ces demandes soient acceptées mais qu’elles se traduisent par de la facturation complémentaire et une évolution du planning.
Quel que soit le soin apporté à la définition du périmètre, il n’est pas réaliste, sur un projet qui peut durer plusieurs mois, de prétendre que la définition des besoins établie 12 mois (ou plus) plus tôt intègre l’exhaustivité des règles qui vont régir le nouveau système.

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Structurellement, le périmètre va évoluer, ne serait-ce que pour s’adapter à son environnement.
Le besoin peut changer tout au long du projet, notamment dans les cas suivants :
– Découverte d’un nouveau besoin correspondant à une nouvelle fonctionnalité à réaliser
– Modification d’une fonctionnalité déjà réalisée
– Retrait d’un besoin finalement inutile ou infaisable.

Et si la solution résidait dans la règle du troc

Le principe consiste à équilibrer les entrées/sorties de besoins du périmètre initial par une sortie/entrée de nouveaux besoins d’un poids équivalent.
Par exemple pour le périmètre fonctionnel, l’idée consiste à retirer une ou des fonctionnalités existantes (présentes dans le périmètre initial) pour permettre l’entrée d’une ou de nouvelles fonctionnalités. Inversement dans le cas d’une disparition d’un besoin finalement inutile, l’élément associé est retiré du périmètre libérant ainsi une provision pour de nouveaux besoins ou futures modifications. En agissant ainsi, le Client d’une part et le Prestataire d’autre part ne modifient pas leurs engagements respectifs, mais s’accordent pour produire quelque chose de différent dans le cadre de leur accord initial.
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